Feedbackgespräch: Tipps für einen reibungslosen Ablauf

Was ist ein Feedbackgespräch?

Ein Feedbackgespräch ist in der Regel ein Gespräch zwischen Mitarbeiter und Vorgesetzen, in dem Rückmeldungen zu bestimmten Verhaltensweisen, Leistungen oder Arbeitsergebnissen ausgetauscht werden. Das Gespräch kann auch zwischen verschiedenen Beteiligten stattfinden, beispielsweise auch zwischen Kolleginnen und Kollegen. 

Ein Feedbackgespräch kann regelmäßig in verschiedenen Kontexten stattfinden, z.B. in jährlichen Mitarbeitergesprächen, nach Abschluss eines Projekts, in regelmäßigen Team-Meetings oder auch kurzfristig bei Bedarf. Wichtig ist, dass das Feedback zeitnah, aktuell, relevant ist, damit es effektiv und nützlich ist. Außerdem sollten in einem Gespräch immer konkrete Beispiele und Situationen genannt werden.

Was ist das Ziel eines Feedbackgesprächs? 

Im Folgenden haben wir für dich zentrale Aspekte eines Feedbackgesprächs gesammelt:

• Die Zielsetzung: Das Hauptziel eines Feedbackgesprächs ist es, konstruktive Rückmeldungen zu geben, die dem Empfänger helfen sollen, sich zu verbessern, zu lernen und zu wachsen.
• Eine konstruktive Kritik: Feedback sollte immer konstruktiv sein, das heißt, es sollte sowohl positive als auch negative Aspekte umfassen und konkrete Verbesserungsvorschläge enthalten.
• Konkretheit und Sachlichkeit: Das Feedback sollte auf konkreten Beobachtungen basieren und sich auf spezifische Ereignisse oder Verhaltensweisen beziehen, anstatt allgemein oder persönlich zu sein.
• Empathie und Respekt: Ein erfolgreiches Feedbackgespräch erfordert, dass beide Parteien respektvoll und einfühlsam miteinander umgehen, um eine offene und vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen.
• Ein aktives Zuhören: Beide Parteien sollten aktiv zuhören und auf die Perspektive des anderen eingehen, um Missverständnisse zu vermeiden und ein gemeinsames Verständnis zu erreichen.
• Die Zielorientierung: Das Gespräch sollte darauf abzielen, konkrete Maßnahmen oder Veränderungen zu vereinbaren, die der Empfänger umsetzen kann, um sich zu verbessern.

Feedbackgespräch gestalten: Was es nicht sein sollte

Ebenso solltest du dir bewusst machen, um welche folgenden Aspekte es in deinem Feedbackgespräch nicht gehen sollte. Durch das Vermeiden der folgenden Punkte kann ein Feedbackgespräch effektiv, respektvoll und konstruktiv für  beide Seiten gestaltet werden.

• Vermeide unbedingt persönliche Angriffe: Das Feedbackgespräch ist nicht der Ort für persönliche Kritik oder Angriffe. Es sollte sich stets auf das Verhalten oder die Leistung beziehen und nicht auf die Person an sich.
• Vermeide unbegründete Kritik: Feedback sollte immer auf konkreten Beobachtungen und Fakten basieren, nicht auf subjektiven Meinungen oder unbegründeten Annahmen.
• Vermeide Vorwürfe und Schuldzuweisungen: Das Ziel ist es nicht, jemanden zu beschuldigen oder Vorwürfe zu machen, sondern konstruktive Rückmeldungen zu geben, die zu Verbesserungen führen.
• Vermeide Einseitigkeit: Ein Feedbackgespräch sollte keine Einbahnstraße sein. Es geht nicht nur darum, dass eine Person spricht und die andere nur zuhört. Ein Dialog und aktives Zuhören sind entscheidend.
• Vermeide Allgemeinheiten und Vagheit: Das Feedback sollte spezifisch und konkret sein, nicht allgemein und vage. Aussagen wie "Du machst das immer falsch" sind nicht hilfreich und fördern keine Verbesserung.
• Vermeide Emotionsgeladenheit: Ein Feedbackgespräch sollte nicht in einem emotional aufgeladenen Zustand stattfinden. Es ist wichtig, ruhig und sachlich zu bleiben, um effektiv zu kommunizieren.
• Vermeide unklaren Fokus: Das Gespräch sollte nicht ohne klares Ziel oder ohne Struktur verlaufen. Es geht darum, klare und erreichbare Ziele und Maßnahmen zu besprechen, die der Empfänger umsetzen kann.
• Vermeide Rache oder Vergeltung: Das Feedbackgespräch sollte nicht dazu verwendet werden, vergangene Konflikte zu klären oder sich für erlebtes Unrecht zu rächen. Es sollte stets auf zukünftige Verbesserungen abzielen.
• Nenne positive Aspekte: Ein Feedbackgespräch sollte nicht nur negative Kritik enthalten. Es ist wichtig, auch positive Leistungen und Verhaltensweisen anzuerkennen und zu loben.

Wie kannst du dich als Arbeitnehmer auf ein Feedbackgespräch vorbereiten?

Die Vorbereitung auf ein Feedbackgespräch ist entscheidend, um das Gespräch konstruktiv und produktiv zu gestalten. Hier sind einige Schritte, die dir helfen können, dich als Arbeitnehmer auf ein Feedbackgespräch vorzubereiten:

Vorbereitung als Feedbackempfänger

• Offenheit zeigen: Gehe mit einer offenen Haltung in das Gespräch. Sei bereit, zuzuhören und konstruktive Kritik anzunehmen.
• Selbstreflexion: Überlege dir im Vorfeld, welche Aspekte deiner Arbeit oder deines Verhaltens gut gelaufen sind und wo du Verbesserungspotenzial siehst. Notiere dir Fragen oder Punkte, die du klären möchtest.
• Emotionale Vorbereitung: Bereite dich emotional darauf vor, Feedback zu erhalten. Versuche, defensives Verhalten zu vermeiden und Kritik als Chance zur Verbesserung zu sehen.
• Ziele setzen: Überlege dir, was du aus dem Feedbackgespräch mitnehmen möchtest. Welche Informationen oder Unterstützung brauchst du, um dich weiterzuentwickeln? Möchtest du das Gespräch als Anlass nehmen, nach einer Gehaltserhöhung zu fragen?
• Fragen vorbereiten: Notiere dir Fragen, die du stellen möchtest, um das Feedback besser zu verstehen oder um konkrete Ratschläge zu erhalten.

Wie kannst du dich als Arbeitgeber auf ein Feedbackgespräch vorbereiten?

Die Vorbereitung auf ein Feedbackgespräch ist entscheidend, um das Gespräch konstruktiv und produktiv zu gestalten. Hier sind einige Schritte, die dir dabei helfen können:

Vorbereitung als Feedbackgeber

• Ziele definieren: Überlege, was du mit dem Feedbackgespräch erreichen möchtest. Was sind die Hauptpunkte, die du ansprechen willst? Welche Veränderungen oder Verbesserungen erwartest du?
• Konkrete Beispiele sammeln: Sammle konkrete Beispiele für das Verhalten oder die Leistung, die du besprechen möchtest. Dies hilft, das Feedback anschaulich und nachvollziehbar zu machen.
• Positive Aspekte betonen: Plane, positive Aspekte zu betonen. Lob und Anerkennung sind wichtig, um eine ausgewogene Rückmeldung zu geben und Motivation zu fördern.
• Verbesserungsvorschläge formulieren: Überlege dir konstruktive und umsetzbare Verbesserungsvorschläge. Sei spezifisch und biete Unterstützung oder Ressourcen an, wenn nötig.
• Feedback einholen: Wenn möglich, hole dir Feedback von anderen ein, um ein umfassenderes Bild zu erhalten.
• Zeit und Ort wählen: Wähle einen geeigneten Zeitpunkt und Ort für das Gespräch, um eine ungestörte und entspannte Atmosphäre zu gewährleisten.

Feedbackgespräch planen: Agendasetting, Notizen und Nachbereitung

Als Vorgesetzter liegt es an dir, den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin zum Feedbackgespräch einzuladen. Damit das Feedbackgespräch effektiv abläuft, solltest du folgendes beachten: 

• Eine Agenda erstellen: Erstelle eine grobe Agenda für das Gespräch, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte besprochen werden und hänge diese dem Termin an.
• Aktives Zuhören: Plane ein, aktiv zuzuhören und auf die andere Person einzugehen. Zeige Interesse und Wertschätzung für die Perspektive des anderen.
• Notizen machen: Sei bereit, während des Gesprächs Notizen zu machen und diese mit dem Mitarbeiter transparent zu teilen. Dies hilft, wichtige Punkte festzuhalten und später darauf zurückzukommen oder in einem nachfolgenden Gespräch Fortschritte festzustellen.
• Nachbereitung planen: Überlege dir, wie du das Gespräch nachbereiten möchtest. Vereinbare eventuell einen Folgetermin, um offene Fragen zu klären. Erstelle regelmäßig ein Feedbackgespräch, um die Fortschritte zu überprüfen und weitere Unterstützung anzubieten.

Feedbackgespräch gestalten: 2 Konversationsbeispiele

Im Folgenden haben wir einige Beispielkonversationen eines typischen Feedbackgespräches zwischen einem Arbeitnehmer und einem Vorgesetzten oder einem Kollegen zusammengestellt.

Ein Feedbackgespräch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter

Der Kontext: Jahresgespräch zur Leistungsbeurteilung

Vorgesetzter: "Julia, ich möchte mit dir über deine Leistung im letzten Jahr sprechen. Zunächst einmal möchte ich dir für deinen Einsatz und deine Pünktlichkeit danken. Du hast es geschafft, alle Projekte termingerecht abzuschließen, was sehr positiv ist."

Mitarbeiterin: "Danke, das freut mich zu hören."

Vorgesetzter: "Eine Sache, die mir aufgefallen ist, betrifft die Qualität deiner Berichte. Einige deiner Berichte waren nicht so detailliert, wie sie hätten sein können. Beispielsweise fehlten in deinem letzten Projekt die Analysen der Markttrends. Ich würde vorschlagen, dass du zukünftig mehr Zeit für die Auswertung und Darstellung der Daten einplanst."

Mitarbeiterin: "Verstanden. Ich werde darauf achten, mehr Details einzubringen. Gibt es spezifische Schulungen oder Ressourcen, die mir dabei helfen könnten?"

Vorgesetzter: "Ja, wir bieten demnächst einen Workshop zur Datenanalyse an. Ich denke, das könnte sehr nützlich für dich sein. Außerdem stehe ich dir gerne zur Verfügung, falls du Fragen hast oder Unterstützung benötigst."

Das Feedbackgespräch zwischen Kollegen

Der Kontext: Nach einem gemeinsamen Projekt

Kollege 1: "Markus, ich möchte kurz mit dir über das letzte Projekt sprechen. Erst einmal danke für deine Unterstützung und deine kreativen Ideen, die wirklich geholfen haben."

Kollege 2: "Danke, ich fand die Zusammenarbeit auch gut."

Kollege 1: "Eine Sache, die mir aufgefallen ist, betrifft die Kommunikation. Manchmal hatte ich das Gefühl, dass wir nicht immer auf dem gleichen Stand waren. Beispielsweise wusste ich nicht, dass du die Präsentation geändert hast, bis kurz vor dem Meeting. Es wäre hilfreich, wenn wir uns regelmäßiger abstimmen könnten."

Kollege 2: "Das tut mir leid, das war nicht meine Absicht. Ich stimme zu, dass wir die Kommunikation verbessern sollten. Vielleicht könnten wir wöchentliche Updates einführen?"

Kollege 1: "Das klingt nach einer guten Idee. So bleiben wir beide auf dem Laufenden und können besser zusammenarbeiten."