Vorstellungsgespräch absagen: So gehst du vor

Wann sollte ein geplantes Vorstellungsgespräch abgesagt werden?

Ein bereits ausgemachtes Vorstellungsgespräch kann aus unterschiedlichen Gründen abgesagt werden. Beispielsweise muss du es aufgrund von Krankheit oder einem Notfall verschieben. Anderenfalls sagt der Bewerber oder das Unternehmen das Vorstellungsgespräch ganz ab, da kein weiteres Interesse an dem Jobangebot besteht. 

Grundsätzlich sollte der ausgemachte Termin immer abgesagt werden. Ein bloßes "Nicht-Erscheinen" ist keine gute Idee und versperrt den Weg zu einer späteren Anstellung beim ausgewählten Unternehmen. Ebenso solltest du den Termin so früh wie möglich absagen, wenn absehbar ist, dass du das Treffen nicht wahrnehmen kannst und mitunter einen anderen Termin vorschlagen. Schreibe hierzu eine kurze Nachricht oder ruf deinen Ansprechpartner an.

Warum sollte ein Vorstellungsgespräch abgesagt werden?

Eine Absage eines bereits geplanten Vorstellungsgesprächs kann aus unterschiedlichen Gründen vorgenommen werden. Grundsätzlich sollte der Termin jedoch nur bei Notwendigkeit abgesagt oder verschoben werden.

Zu einer Absage kann es durch eine Umorientierung des beruflichen Werdegangs führen, dann besteht kein weiteres Interesse an der Stellenanzeige. Solltest du im Vorfeld den Job nicht annehmen wollen, solltest du über eine Absage nachdenken. So sparst du dir und dem Mitarbeiter des Unternehmens die Zeit und den Aufwand des Bewerbungsgesprächs. Das Unternehmen kann sich somit auf andere interessierte Bewerber konzentrieren. Ebenso bewerben sich viele Jobsuchende parallel auf verschiedene Stellenangebote und so kann es ein, dass du vor dem nächsten Vorstellungsgespräch bereits eine anderweitige Jobzusage erhalten hast. Somit solltest du die kommenden Bewerbungsgespräche auch absagen. Anderenfalls können eine Krankheit (ggf. auf längere Sicht), ein Umzug und ein Wohnortswechseln Gründe für eine Absage des Gesprächs sein

Wie sage ich ein Vorstellungsgespräch richtig ab?

Grundsätzlich kannst du ein Vorstellungsgespräch per Telefon, per Mail oder per Post absagen.

Eine Absage per Telefon stellt hierbei die persönlichste Variante da. Vor allem, wenn es zu einer kurzfristigen Absage kommt, beispielsweise aufgrund von Krankheit, solltest du das telefonische Gespräch wählen. Eine E-Mail  kann den Arbeitgeber mitunter nicht rechtzeitig erreichen. Du solltest so früh wie möglich absagen, um keine schlechten Eindruck zu hinterlassen. Eine schriftliche Absage per E-Mail oder eine Absage durch eine postalische Zustellung hat den Vorteil, dass du nicht in direkten Kontakt mit dem Unternehmen kommst. Sollte es dir als Bewerber unangenehm sein oder solltest du keine Rückfragen erhalten wollen, passt diese Variante zu dir. Hierbei sollte unter jeden Umständen eine höfliche Verschriftlichung der Absage gewählt werden und um eine Bestätigung des Erhalts der E-Mail bitten. Eine schriftliche Absage per Post stellt den längsten Weg der Zustellung da und sollte nur gewählt werden, wenn genügend Zeit vorhanden ist, um den Termin zeitlich abzusagen. 

Vorstellungsgespräch absagen: Formulierungen

Eine Absage sollte unter jeden Umständen höflich und wertschätzend gegenüber dem Unternehmen formuliert werden.

• Sehr geehrter Herr Mustermann, 
  hiermit muss ich leider unseren Termin am 13. Oktober 2023 um 10 Uhr absagen. 
  Ich habe bereits ein anderes Jobangebot angenommen und kein Interesse mehr an der Stelle. 
  Vielen Dank für die angenehme Kommunikation 
  Mit freundlichen Grüßen 
  Maxi Musterfrau
• Sehr geehrte Frau Musterfrau, 
  aufgrund eines kurzfristigen, wichtigen Paralleltermins möchte ich unseren Termin am 13. Oktober 2023 um 10 Uhr verschieben. Passt Ihnen auch der 14. Oktober zwischen 10 und 12 Uhr oder der 15. Oktober zwischen 13 und 15 Uhr? 
  Vielen Dank für Ihr Verständnis. 
  Viele Grüße
  Max Mustermann

In der Absage solltest du Datum und Uhrzeit des Termins nennen. Ebenso solltest du in der Absage deinen Ansprechpartner adressieren, der mit dir das Vorstellungsgespräch geführt hätte. Du solltest dich für die Gesprächseinladung, trotz Absage, höflich bedanken und entweder deine Absage begründen oder um einen Nachholtermin bitten. Ebenso solltest du dich für die Absage Entschuldigen, da das Unternehmen Zeit und Aufwand aufgebracht hat, um mit dir den Termin zu planen und vorzubereiten. Am Ende der Mail oder des Briefes solltest du eine höfliche Grußformel und deinen Vor- und Nachnamen setzen.