Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter (w/m/d)
Max Rubner-Institut
Karlsruhe, Deutschland
26.8.2024
Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter (w/m/d)
Karlsruhe
Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
Vollzeit
Publizierung bis: 23.09.2024
Das Max Rubner-Institut ist die Forschungs- und Beratungseinrichtung des Bundes im Bereich Ernährung und Lebensmittel. Etwa 700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten an den vier Standorten in Deutschland, darunter 200 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, die in neun Fachinstituten sowie im Nationalen Referenzzentrum für authentische Lebensmittel (NRZ-Authent) intern und extern vernetzt für die Politikberatung und zum Nutzen des Gemeinwohls forschen.
Bewerben Sie sich und werden Sie Teil dieses wissenschaftlichen Netzwerkes! www.mri.bund.de
Ihr Aufgabengebiet
Sie unterstützen die Inneren, zentralen Dienste der Zentralabteilung des MRI am Standort Karlsruhe.
Das sind Ihre Aufgaben:
Lagerverwaltung, insbesondere für Büromaterial und Mobiliar
Kantinenangelegenheiten (Ansprechperson für Kantinenpächter, Inventur Kantine)
Erstellen und Fortschreiben von Betriebskonzepten mit den Organisationseinheiten
Fortschreiben des Schließkonzepts für den MRI-Standort Karlsruhe
Vorbereitung von Ausschreibungen (z. B. Wartungsverträge, Unterhalts- und Glasreinigung, Bewachung)
Postangelegenheiten
Koordinierung von internen Umzügen
Mängelmeldungen im Ticketsystem der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA)
Koordinierung von Unterstützungsleistungen bei Veranstaltungen (Vorbereitung des Hörsaals, der Besprechungsräume und der Fahrtätigkeiten im Rahmen von Veranstaltungen und offiziellen Anlässen)
Serviceleistungen für die Institute und Einrichtungen des MRI Karlsruhe
Terminabstimmungen für Maßnahmen der BImA, mit den Organisationseinheiten des MRI sowie interne Bekanntmachungen und Blog-Beiträgen
Fuhrparkverwaltung (Dienstwagenkalender, Beschaffung, An- und Abmeldung, Aussonderung von Dienst-Kfz, Einweisung Richtlinie Dienst-Kfz)
Pflege des Intranetauftritts
Unterstützung in der Abwicklung des Funktionspostfachs
Rechnungsbearbeitung (Reinigung, Bewachung, DHL, DKV)
Ansprechperson für Reinigungs- und Bewachungsfirma
Fortlaufende Aktualisierung von internen Unterlagen
Ihr Profil
Das bringen Sie mit:
die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder vergleichbare Laufbahnbefähigung oder
eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungfachangestellter (w/m/d) oder vergleichbar oder
eine abgeschlossene technische Berufsausbildung mit fundierten beruflichen Vorkenntnissen im Bereich der Liegenschaftsverwaltung
Führerschein Klasse B
Wünschenswert sind:
Berufserfahrung im Bereich der Liegenschaftsverwaltung
die Bereitschaft zu mehrtägigen Dienstreisen innerhalb des Bundesgebietes
anwendungssichere Kenntnisse der gängigen Bürosoftware
gute organisatorische Fähigkeiten und ein sicheres Auftreten im Umgang mit Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie externen Ansprechpersonen
Servicementalität und die Fähigkeit zum kundenorientierten Handeln
Kenntnisse über die Zusammenhänge in gebäudetechnischen Systemen
Wir freuen uns auf eine engagierte Person, die sich durch eine hohe Motivation, Team- und Kooperationsfähigkeit, eine selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sowie eine gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache in Wort und Schrift auszeichnet.
Das bieten wir Ihnen
eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsweisenden Forschungsinstitut am Standort Karlsruhe
zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Stelle in Vollzeit (39,00 Stunden/Woche, entspricht 100 % einer Vollzeitstelle)
ein Arbeitsverhältnis, das sich nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) richtet
eine Vergütung nach Entgeltgruppe 7 bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen. Im Rahmen geplanter struktureller Änderungen ist die zukünftige Übertragung höherwertiger Tätigkeiten und eine damit verbundene Höhergruppierung angestrebt
flexible Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle und mobiles Arbeiten
30 Urlaubstage pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) sowie bis zu 12 Tage Zeitausgleich pro Kalenderjahr
dienstfrei am 24.12. sowie 31.12.
eine jährliche Sonderzahlung sowie eine betriebliche Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksame Leistungen
vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
vielseitige Gesundheitsangebote
kostenfreie Parkplätze
Arbeitgeberzuschuss zum Deutschlandticket-Job
zentrale Lage mit guter Verkehrsanbindung, auch mit ÖPNV
vergünstigtes Mittagessen in der Kantine
Das Max Rubner-Institut versteht sich als familienfreundlicher Arbeitgeber und begrüßt daher die Bewerbung von Menschen mit Familienpflichten. Flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle ermöglichen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Sind Sie interessiert?
Wir freuen uns auf Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, insbesondere Motivationsschreiben, tabellarischen Lebenslauf, lückenlose Darstellung des Ausbildungs- und beruflichen Werdegangs sowie Zeugniskopien (z. B. Schul-, Ausbildungs-, Hochschul- und qualifizierte Arbeitszeugnisse). Fehlende Unterlagen (insbesondere erforderliche Nachweise) können zum Ausschluss aus dem Bewerbungsverfahren führen.
Das Max Rubner-Institut strebt die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern an.
Das Max Rubner-Institut sieht sich der Inklusion verpflichtet. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderungen sind daher ausdrücklich erwünscht. Diese werden im Auswahlverfahren bevorzugt berücksichtigt.
Für uns zählt das Können; wir schätzen Vielfalt und begrüßen daher Bewerbungen aller Menschen.
Der Arbeitsplatz ist für Teilzeitarbeit grundsätzlich geeignet.
Ihre Ansprechpersonen sind
bei fachlichen Fragen:
Alexander Hanak · Telefon: +40 (0) 721 6625 251
bei organisatorischen Fragen:
Patricia Schmidt · Telefon: +49 (0) 431 609 2230
Kennziffer 080/2024
Zentrale Karrierestelle des Max Rubner-Instituts · Hermann-Weigmann-Str. 1 · 24103 Kiel
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Karlsruhe
Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
Vollzeit
Publizierung bis: 23.09.2024
Das Max Rubner-Institut ist die Forschungs- und Beratungseinrichtung des Bundes im Bereich Ernährung und Lebensmittel. Etwa 700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten an den vier Standorten in Deutschland, darunter 200 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, die in neun Fachinstituten sowie im Nationalen Referenzzentrum für authentische Lebensmittel (NRZ-Authent) intern und extern vernetzt für die Politikberatung und zum Nutzen des Gemeinwohls forschen.
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Ihr Aufgabengebiet
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Das sind Ihre Aufgaben:
Lagerverwaltung, insbesondere für Büromaterial und Mobiliar
Kantinenangelegenheiten (Ansprechperson für Kantinenpächter, Inventur Kantine)
Erstellen und Fortschreiben von Betriebskonzepten mit den Organisationseinheiten
Fortschreiben des Schließkonzepts für den MRI-Standort Karlsruhe
Vorbereitung von Ausschreibungen (z. B. Wartungsverträge, Unterhalts- und Glasreinigung, Bewachung)
Postangelegenheiten
Koordinierung von internen Umzügen
Mängelmeldungen im Ticketsystem der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA)
Koordinierung von Unterstützungsleistungen bei Veranstaltungen (Vorbereitung des Hörsaals, der Besprechungsräume und der Fahrtätigkeiten im Rahmen von Veranstaltungen und offiziellen Anlässen)
Serviceleistungen für die Institute und Einrichtungen des MRI Karlsruhe
Terminabstimmungen für Maßnahmen der BImA, mit den Organisationseinheiten des MRI sowie interne Bekanntmachungen und Blog-Beiträgen
Fuhrparkverwaltung (Dienstwagenkalender, Beschaffung, An- und Abmeldung, Aussonderung von Dienst-Kfz, Einweisung Richtlinie Dienst-Kfz)
Pflege des Intranetauftritts
Unterstützung in der Abwicklung des Funktionspostfachs
Rechnungsbearbeitung (Reinigung, Bewachung, DHL, DKV)
Ansprechperson für Reinigungs- und Bewachungsfirma
Fortlaufende Aktualisierung von internen Unterlagen
Ihr Profil
Das bringen Sie mit:
die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder vergleichbare Laufbahnbefähigung oder
eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungfachangestellter (w/m/d) oder vergleichbar oder
eine abgeschlossene technische Berufsausbildung mit fundierten beruflichen Vorkenntnissen im Bereich der Liegenschaftsverwaltung
Führerschein Klasse B
Wünschenswert sind:
Berufserfahrung im Bereich der Liegenschaftsverwaltung
die Bereitschaft zu mehrtägigen Dienstreisen innerhalb des Bundesgebietes
anwendungssichere Kenntnisse der gängigen Bürosoftware
gute organisatorische Fähigkeiten und ein sicheres Auftreten im Umgang mit Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie externen Ansprechpersonen
Servicementalität und die Fähigkeit zum kundenorientierten Handeln
Kenntnisse über die Zusammenhänge in gebäudetechnischen Systemen
Wir freuen uns auf eine engagierte Person, die sich durch eine hohe Motivation, Team- und Kooperationsfähigkeit, eine selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sowie eine gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache in Wort und Schrift auszeichnet.
Das bieten wir Ihnen
eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsweisenden Forschungsinstitut am Standort Karlsruhe
zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Stelle in Vollzeit (39,00 Stunden/Woche, entspricht 100 % einer Vollzeitstelle)
ein Arbeitsverhältnis, das sich nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) richtet
eine Vergütung nach Entgeltgruppe 7 bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen. Im Rahmen geplanter struktureller Änderungen ist die zukünftige Übertragung höherwertiger Tätigkeiten und eine damit verbundene Höhergruppierung angestrebt
flexible Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle und mobiles Arbeiten
30 Urlaubstage pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) sowie bis zu 12 Tage Zeitausgleich pro Kalenderjahr
dienstfrei am 24.12. sowie 31.12.
eine jährliche Sonderzahlung sowie eine betriebliche Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksame Leistungen
vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
vielseitige Gesundheitsangebote
kostenfreie Parkplätze
Arbeitgeberzuschuss zum Deutschlandticket-Job
zentrale Lage mit guter Verkehrsanbindung, auch mit ÖPNV
vergünstigtes Mittagessen in der Kantine
Das Max Rubner-Institut versteht sich als familienfreundlicher Arbeitgeber und begrüßt daher die Bewerbung von Menschen mit Familienpflichten. Flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle ermöglichen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Sind Sie interessiert?
Wir freuen uns auf Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, insbesondere Motivationsschreiben, tabellarischen Lebenslauf, lückenlose Darstellung des Ausbildungs- und beruflichen Werdegangs sowie Zeugniskopien (z. B. Schul-, Ausbildungs-, Hochschul- und qualifizierte Arbeitszeugnisse). Fehlende Unterlagen (insbesondere erforderliche Nachweise) können zum Ausschluss aus dem Bewerbungsverfahren führen.
Das Max Rubner-Institut strebt die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern an.
Das Max Rubner-Institut sieht sich der Inklusion verpflichtet. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderungen sind daher ausdrücklich erwünscht. Diese werden im Auswahlverfahren bevorzugt berücksichtigt.
Für uns zählt das Können; wir schätzen Vielfalt und begrüßen daher Bewerbungen aller Menschen.
Der Arbeitsplatz ist für Teilzeitarbeit grundsätzlich geeignet.
Ihre Ansprechpersonen sind
bei fachlichen Fragen:
Alexander Hanak · Telefon: +40 (0) 721 6625 251
bei organisatorischen Fragen:
Patricia Schmidt · Telefon: +49 (0) 431 609 2230
Kennziffer 080/2024
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