Zeitmanagement: So organisierst du deinen Arbeitsalltag

Wer Zeitmanagement im Job perfekt beherrscht, bewältigt seine Aufgaben schneller und besser als Menschen mit den gleichen fachlichen Fähigkeiten ohne ein gutes Zeitmanagement. Verbessere deine Leistung und vermeide so Stress mit den Kollegen. Lerne deinen Arbeitsalltag zu organisieren und deine beruflichen Ziele zu erreichen!

Es gibt mehrere verschiedene Zeitmanagement-Methoden: Welche am besten zu dir passt, musst du ausprobieren. In der Regel reichen täglich nur wenige Minuten, um den Tag oder sogar die Woche effektiv zu planen. Wir zeigen dir in unserem Beitrag, wie du die geeignete Methode für das Zeitmanagement in deinem Alltag findest!

Was ist Zeitmanagement?

Beim Zeitmanagement bearbeitest du bestimmte Aufgaben in einer vorgegebenen Zeit effektiv und effizient sowie priorisierst einzelne Aufgabenbereiche. Zeitmanagement im Alltag gehört zu deinen Soft Skills. Bereits im Lebenslauf deiner Online-Bewerbung kannst du Beispiele nennen, wo du in deiner bisherigen Karriere – Studium, Praktika, Traineeprogramm oder vorherige Arbeitsstellen – Zeitmanagement angewendet hast, um erfolgreich zu arbeiten. Wir präsentieren dir geeignete Zeitmanagement-Techniken.

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Zeitmanagement-Methoden: das passende Zeitmanagement ist typabhängig

Menschen haben einen unterschiedlichen Rhythmus und sind zu verschiedenen Tageszeiten am produktivsten. Am besten probierst du aus, wann du welche Aufgaben am besten lösen kannst! Bist du ein Morgenmensch oder läufst du abends zur Hochform auf? Löst du wichtige Aufgaben, wenn du dein Leistungshoch hast und unwichtigere, wenn du noch nicht oder nicht mehr in Topform bist?

Wir stellen dir in den folgenden Abschnitten mehrere Zeitmanagement-Tools vor – lerne sie kennen, probier sie aus und finde die geeignete Methode für dich!

Zeitmanagement: Was bedeutet das Pareto-Prinzip?

Die Zeitmanagement-Methode Pareto-Prinzip besagt, dass Arbeitnehmer in 20 Prozent der Zeit 80 Prozent der Aufgaben erledigen. Es erklärt also die Wirkung zwischen Aufwand und Nutzen deiner Arbeit.

Ein Beispiel:

• Ein Unternehmen macht 80 Prozent seines Unternehmens mit nur 20 Prozent seiner Produkte oder Kunden

-Für ein effektives Arbeiten und eine bessere Selbstorganisation im Alltag ist es wichtig zu wissen, welche Aufgaben innerhalb eines Projekts am wichtigsten sind. Stelle daher vor der Bearbeitung eine Prioritätenlisten der Aufgaben auf. Die Aufgaben löst du dann, wenn du am besten arbeiten kannst. Einige Menschen sind morgens am produktivsten, andere am Abend. Orientiere dich bei der Arbeitsplanung an deiner Produktivität und Leistungskurve.

Doch wohin fließen beim Pareto-Prinzip die restlichen 80 Prozent Aufwand? Hier solltest du wissen, dass du mit 20 Prozent bereits einen Großteil deiner Aufgaben erledigen kannst und für die restlichen 20 Prozent deiner Aufgaben meist viel mehr Zeit investierst, als nötig. Das Pareto-Prinzip stellt Zielerreichung als sinnvoller als Perfektion dar.

Pareto-Prinzip: Zeitmanagement vs. Perfektionismus?

An 80 Prozent des Arbeitstages erledigst du zumindest laut dem Pareto-Prinzip nur 20 Prozent der Aufgaben. In dieser eher uneffektiven Zeit hakst du Routinearbeiten ab. Erfülle diese einfachen Pflichtaufgaben, wenn deine Leistungsfähigkeit nicht auf dem höchsten Stand ist, beispielsweise vor oder nach der Mittagspause.

Wenden wir das Pareto-Prinzip auf den Arbeitsalltag und das Beispiel einer Präsentation an: Mit 20 Prozent deiner Zeit kannst du bereits 80 Prozent einer Präsentation erstellen. Egal ob diese Präsentation für deine Kollegen, deinen Chef oder einen Kunden ist – nach 20 Prozent Arbeitszeit hast du die Aufgabe, eine Präsentation zu erstellen, bereits erledigt. Um deine Präsentation zu perfektionieren und beispielsweise Effekte wie animierten Text, Symbole oder Bilder einzufügen, musst du weitere 80 Prozent deiner Arbeit aufwenden, um die restlichen 20 Prozent der Präsentation zu vollenden.

Fazit des Pareto-Prinzips: Im Arbeitsalltag ist gutes Zeitmanagement vorzuziehen, daher musst du Prioritäten setzen. Lerne auch auf Perfektionismus an den richtigen Stellen zu verzichten.

Was ist die ALPEN-Methode?

Mit der ALPEN-Methode steckst du einen zeitlichen Rahmen deiner Aufgaben ab. So kannst du deinen Arbeitstag besser koordinieren.

5 Arbeitsschritte der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode besteht aus folgenden 5 Arbeitsschritten:

• Aufgabe definieren
• Länge schätzen
• Pufferzeiten einplanen
• Entscheidungen treffen
• Nachkontrolle

So wendest du die ALPEN-Methode im Arbeitsalltag an

Überlege dir vor dem Beginn deiner Arbeit, welche Aufgaben du an diesem Tag oder in dieser Woche erledigen musst – dies kannst du in einem Kalender festhalten. Schätze dann die Länge der Bearbeitung ein, beispielsweise 60 Minuten für ein Meeting, 90 Minuten für die Vorbereitung einer Präsentation. Überschreitest du einen Zeitrahmen, greifen die Pufferzeiten, die du bei der ALPEN-Methode ebenfalls einbauen musst. Als Faustregel für die Pufferzeiten gilt hier die 40-60-Regel: Verplane etwa 60 Prozent deiner Arbeitszeit fest und bleibe bei 40 Prozent variabel.

Triff dann die Entscheidung, welche Aufgaben du selber bearbeiten und welche du delegieren kannst. Das Priorisieren der Arbeitsschritte erleichtert die Entscheidung. Die Nachkontrolle gehört ebenfalls zur ALPEN-Methode: Prüfe, welche Aufgaben du erfüllt hast und welche Probleme aufgetreten sind, die du gleich in der Planung des nächsten Tages berücksichtigen kannst.

Wie funktioniert das Eisenhower-Prinzip?

Im Zeitmanagement spielt das Eisenhower-Prinzip eine besondere Rolle. Die Methode ist nach dem ehemaligen Präsidenten der USA benannt. Hier werden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Die Eisenhower-Matrix: wichtig, dringend, unwichtig und nicht dringend

Um deine Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip zu sortieren, musst du dir ein Diagramm mit vier Feldern bzw. Quadranten vorstellen:

• Feld 1 – wichtig und dringend: Zunächst solltest du wichtige und dringende Aufgabe lösen
• Feld 2 – wichtig und nicht dringend: Dann folgen die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben
• Feld 3 – unwichtig und dringend: Nun sind die dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben, falls du letztere nicht delegieren kannst, an der Reihe
• Feld 4 – unwichtig und nicht dringend: Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind, sollte jemand, der beispielsweise eine Managementposition innehat, delegieren oder komplett verwerfen

Eisenhower: Wichtigkeit schlägt Dringlichkeit

Beim Eisenhower-Prinzip ist somit die Wichtigkeit von Aufgaben bedeutsamer als Dringlichkeit! Wenn das Zeitlimit einer wichtigen Aufgabe noch in sehr weiter Ferne liegt, kannst du auch eine sehr dringende Aufgabe dazwischen schieben. Die Aufgaben können verschiedene zeitliche Umfänge haben.

Welche Aufgaben für dich besonders wichtig sind, musst du natürlich vorab selbst entscheiden und festlegen. Eine dringende und wichtige Aufgabe kann beispielweise die Reparatur eines abgestürztes Computerprogrammes sein. Wenn etwas unwichtig und nicht dringend ist, kannst du die Aufgabe delegieren – beispielsweise: Blumen gießen im Büro.

Was ist die Postkorbübung?

Um festzustellen, ob du schon Erfahrung im Zeitmanagement hast, gibt es eine typische Aufgabe: die Postkorbübung. Häufig wird die Postkorbübung in Assessment-Centern angewendet, um die Zeitmanagement-Kompetenzen eines Bewerbers zu prüfen.

Die Postkorbübung in Assessment-Centern: So löst du die Aufgabe!

In einer Übungssituation bekommst du rund 20 E-Mails, Notizen oder Aufgabenzettel, die sortiert werden müssen. Ziel ist es, dass du mit einem vollen Postkorb jeglicher Art überrascht wirst. Im Assessment-Center wird geprüft, wie du dich selber organisiert.

Welche Aufgabe ist die wichtigste, welche Aufgabe kann schnell gelöst, welche delegiert und welche optional gelöst werden? Um die Postkorbübung zu bestehen, solltest du also das Eisenhower-Prinzip anwenden. Nimm dir zu Beginn Zeit, die Nachrichten gemäß Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren und etwaige Aufgaben abzugeben. Geh strukturiert vor und visualisiere die Aufgaben. So machst du im Assessment-Center deine Überlegungen und Handlungsschritte transparent, damit die Prüfer deine Schritte und Argumentationen bewerten können.

Typische Fehler im Zeitmanagement

Zeitmanagement ist Übungssache. Du wirst im Job lernen, für welche Aufgaben du wie lange brauchst und zu welcher Tageszeit du am produktivsten bist. Auch geeignete Tools wie Kalender, Erinnerungen oder Notizen unterstützen dich bei der Optimierung deines Zeitmanagements. Wenn du dich für eine Zeitmanagement-Variante entschieden hast oder sogar mehrere kombinierst, baue zunächst großzügigere Pausen und Pufferzeiten ein. Jede Minute des Arbeitstages zu verplanen sorgt für Stress und wirkt sich insgesamt eher kontraproduktiv aus. Schlechtes Zeitmanagement kann dich sogar krank machen.

Letzendlich ist ein gutes Zeitmanagement eine kleine Sache mit großer Wirkung und wird dir deinen Arbeitsalltag erleichtern. Tausche dich auch mit deinen Kollegen aus und hole dir Tipps von Bekannten oder buche über deinen Arbeitgeber eine Zeitmanagement-Seminar. So kannst du deine Aufgaben weniger gestresst und viel effektiver meistern!

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