Knigge im Online Meeting: 8 Regeln

Online Meetings sind durch Homeoffice das neue Normal geworden. Täglich nehmen wir an Meetings per Teams, Zoom oder Skype teil. Doch wie verhält man sich in einem Online Meeting richtig und stört andere Teilnehmerinnen und Teilnehmer nicht. 

Wir haben euch daher die 8 wichtigsten Benimmregeln für Online Meetings per Teams, Zoom oder Skype etc. zusammengestellt.

1. Sei bei Meetings pünktlich

"Sei pünktlich" klingt erstmal selbstverständlich, ist aber dennoch wichtig zu erwähnen. Nicht nur im Büro, sondern auch Online gilt diese goldene Regel. Oft unterschätzt man die Zeit, die es benötigt, um sich einzuwählen oder die Zeit, die die Seite zum Laden braucht. Bereite dich also rechtzeitig auf Meetings vor und sei am besten schon ein paar Minuten vor Beginn des Meetings bereit. 

Unser Tipp: Stell in deinem Kalender Terminerinnerungen ein, die dich bereits 15 Minuten vor Beginn an das nächste Meeting erinnern.

2. Achte auf deine Kleidung, Mimik und Gesten

Auch wenn du im Home-Office sitzt und im Vergleich zum Büro zu gemütlicher Kleidung greifst, solltest du in wichtigen (Kunden-)Meetings eher ein Hemd, Bluse oder ein angemessenes Oberteil tragen.

Denk in Online Meetings zudem daran, dass der Fokus und Kameraausschnitt vermehrt auf deinem Gesicht und somit deiner Mimik liegt. Achte daher bei Vorträgen und Diskussionen stets auf deine Mimik und bleibe stets respektvoll. Genauso wie im Büro gehört es sich im Online Meeting nicht, gelangweilt am heimischen Schreibtisch zu hängen - setz dich daher aufrecht an deinen Schreibtisch.

3. Melde dich mit Vor- und Nachnamen an

Egal ob Teams, Zoom oder Skype - bei allen Meeting-Programmen ist ein Anmeldename nötig. Verwende hierbei deinen Vor- und Nachnamen, damit du auch in größeren Meetings mit neuen oder weniger bekannten Kolleginnen und Kollegen eindeutig zugeordnet werden kannst. 

Unser Tipp: Nimmst du in einem Meeting an der Diskussion teil, wirkt es besser, wenn du andere Personen mit Namen ansprichst. Sag besser "Wie Herr Mustermann vorhin bereits angemerkt hat" anstelle von "Vorhin hatte jemand gesagt, dass".

4. Stelle in Meetings neue Teilnehmer vor

Solltest du das Online Meeting führen und Teilnehmer eingeladen haben, die die Kolleginnen und Kollegen noch nicht kennen, ist es deine Aufgabe, die neuen Teilnehmer kurz vorzustellen und ein paar einleitende Worte zur Person und Funktion zu sagen. So können sich alle Teilnehmer des Meetings aufeinander einstellen, verstehen warum sie am Meeting teilnehmen und welche Position einnehmen. Sorge auch nach dem Meeting dafür, dass sie sich hinterher vernetzen können.

5. Räume deinen Desktop vorm Sharing auf

Es ist uns allen schonmal passiert: Wir teilen den Bildschirm und das Mail-Postfach, interne Nachrichten oder unwichtige Websiten sind sichtbar. Das ist nicht nur unangenehm, sondern wirkt auch unvorbereitet. Räume bereits vor dem Meeting deinen Desktop auf und schließe unbenötigte Websiten und Mails und Chat-Nachrichten. 

Unser Tipp: Stell zudem Benachrichtigungen aus, sodass beim Screensharing nicht Mails oder Nachrichten auf deinem Bildschirm zu sehen sind. 

6. Bleibe in Meetings konzentriert

Das Online Meeting dauert länger als gedacht und deine Konzentration lässt nach? Anderen Teilnehmern und dem Organisator gegenüber ist es unhöflich, sich jetzt vom Handy oder anderen Aufgaben ablenken zu lassen. Wird das Meeting bereits überzogen, kannst du um eine kurze Pause bitten und Aufstehen oder dir ein Glas Wasser holen. 

7. Lass in Meetings Andere ausreden

Auch in Online-Meetings gilt: Lass deine Kolleginnen und Kollegen aussprechen. Nichts ist unhöflicher als Andere zu unterbrechen und ihnen ins Wort zu fallen. Viele Meeting-Programme wie Microsoft Teams bieten die Funktion "Handheben", um auf dich aufmerksam zu machen. Hebe virtuell deine Hand und lass andere Teilnehmer wissen, dass du eine Idee oder Anmerkung hast und dich einbringen möchtest. 

Bei vielen Handhebungen sieht der Organisator des Meetings außerdem, wer sich zu erst gemeldet hat und kann in seiner Moderationsrolle die Kolleginnen der Reihenfolge nach aufrufen.

8. Schalte dein Mikrofon stets stumm

Eine weitere wichtige Regeln in Meetings: Schalte dein Mikrofon stets stumm, sofern du nicht redest. Im Büro oder Homeoffice können stets unvorhersehbare, störende Geräusche vorkommen. Insbesondere in größeren Meetings mit mehreren Teilnehmern können Geräusche ablenken oder stören und sorgen dafür, dass das Meeting unterbrochen werden muss.

Bei vielen Meeting-Programmen wie Microsoft Teams kannst du dich entweder per Shortcut (Strg + Leertaste) stummschalten oder das Mikrofon direkt ausschalten. Meeting-Organisatoren ist es mitunter möglich, Teilnehmer stummzuschalten, sofern das Mikrofon noch an ist. 

Unser Tipp: Geh auf Nummer sicher und aktiviere stets die Stummschaltung von deinem Mikrofon.