Arbeitszeiterfassung: Darauf solltest du achten

Was versteht man unter Arbeitszeiterfassung? 

Arbeitszeiterfassung bezeichnet den Prozess der Aufzeichnung und Dokumentation der Arbeitszeiten von Mitarbeitern. Dabei wird festgehalten, wann ein Mitarbeiter mit der Arbeit beginnt, wann er Pausen macht und wann er die Arbeit beendet. Die erfassten Daten können auf verschiedene Weise genutzt werden, etwa zur Berechnung von Löhnen und Gehältern, zur Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Arbeitszeiten oder zur Analyse von Produktivität und Effizienz. Mit der Digitalisierung gibt es zunehmend flexible und mobile Lösungen für die Zeiterfassung, wie z.B. Apps, die es ermöglichen, Arbeitszeiten ortsunabhängig zu erfassen. Solche Systeme können oft auch mit anderen Unternehmenssoftwarelösungen, wie etwa der Lohnbuchhaltung oder dem Projektmanagement, integriert werden.

Im Folgenden haben wir für dich die wichtigsten Aspekte der Arbeitszeiterfassung zusammengefasst:

Welche Methoden der Erfassung gibt es?

Die sogenannte manuelle Zeiterfassung: Mitarbeiter tragen ihre Arbeitszeiten selbst in ein Arbeitszeitbuch oder ein Formular ein.

Die elektronische Zeiterfassung: Dies erfolgt über Systeme wie Stempeluhren, Computerprogramme, mobile Apps oder Zugangskarten, die automatisch die Arbeitszeiten erfassen.

Die projektbezogene Zeiterfassung: Speziell für projektbasierte Arbeit, bei der die Zeit erfasst wird, die für bestimmte Aufgaben oder Projekte aufgewendet wird.

Welchen Zweck hat die Arbeitszeiterfassung?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung: Zur korrekten Berechnung der Bezahlung, einschließlich Überstunden, Zuschlägen oder Boni.

Die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen: Sicherstellung, dass gesetzliche Vorgaben zu Arbeitszeiten, Ruhepausen und maximalen Arbeitsstunden pro Tag/Woche eingehalten werden.

Die Produktivitätsanalyse: Ermittlung, wie effizient Arbeitszeit genutzt wird und wo es möglicherweise Optimierungspotenzial gibt.

Das Projektmanagement: Nachverfolgung, wie viel Zeit für bestimmte Projekte oder Aufgaben aufgewendet wird, um die Ressourcenzuteilung zu optimieren.

Wie sieht die rechtliche Grundlage aus? 

In vielen Ländern gibt es gesetzliche Anforderungen, die eine Erfassung der Arbeitszeiten vorschreiben, um die Einhaltung von Arbeitszeitregelungen und den Schutz der Arbeitnehmer sicherzustellen. Hierbei gibt es jedoch verschiedene Herausforderungen:

Der Datenschutz: Die Erfassung und Speicherung von Arbeitszeiten muss den Datenschutzbestimmungen entsprechen.

Die Genauigkeit und Transparenz: Es ist wichtig, dass die erfassten Zeiten korrekt und nachvollziehbar sind, um Missverständnisse oder Missbrauch zu vermeiden.

Die Akzeptanz durch Mitarbeiter: Systeme zur Zeiterfassung müssen so gestaltet sein, dass sie von den Mitarbeitern akzeptiert und als fair wahrgenommen werden.

Wer ist für deine Arbeitszeiterfassung zuständig? 

Die Verantwortung für die Arbeitszeiterfassung kann sowohl beim Arbeitgeber als auch beim Arbeitnehmer liegen, oft hängt dies von den spezifischen Regelungen im Unternehmen, den rechtlichen Anforderungen und dem verwendeten Zeiterfassungssystem ab. Die genaue Zuständigkeit kann variieren, aber typischerweise stellen Arbeitgeber das System zur Verfügung und überwachen die Einhaltung, während Arbeitnehmer ihre eigenen Arbeitszeiten korrekt erfassen müssen. In jedem Fall ist eine klare Kommunikation zwischen beiden Parteien wichtig, um die Zeiterfassung ordnungsgemäß zu handhaben. Hier ist eine Übersicht für dich:

Die Verantwortung deines Arbeitgebers:

• Die Bereitstellung eines Zeiterfassungssystems: Der Arbeitgeber ist in der Regel dafür verantwortlich, ein System zur Zeiterfassung bereitzustellen, sei es manuell (z.B. Stundenzettel) oder elektronisch (z.B. Stempeluhren, Zeiterfassungssoftware).
• Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Erfassung der Arbeitszeiten im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen steht, z.B. in Bezug auf Arbeitszeitgesetze, Pausenzeiten und Überstundenregelungen.
• Die Kontrolle und Korrektur: Der Arbeitgeber überwacht in vielen Fällen die erfassten Arbeitszeiten, um Fehler zu korrigieren und sicherzustellen, dass die Daten für Lohnabrechnungen oder Compliance-Zwecke korrekt sind.

Die Verantwortung für dich als Arbeitnehmer:

• Die eigenständige Zeiterfassung: In vielen Unternehmen wird von den Arbeitnehmern erwartet, dass sie ihre Arbeitszeiten selbst erfassen und dokumentieren. Dies kann über ein Zeiterfassungssystem, eine App oder manuelle Aufzeichnungen geschehen.
• Genauigkeit: Der Arbeitnehmer ist dafür verantwortlich, die Arbeitszeiten korrekt und vollständig zu erfassen, insbesondere wenn es um Pausen, Überstunden oder projektbezogene Arbeitszeiten geht.
• Die Meldung von Abweichungen: Sollte es zu Abweichungen oder Unklarheiten bei den erfassten Arbeitszeiten kommen, ist der Arbeitnehmer oft verpflichtet, diese dem Arbeitgeber zu melden.

Die gemeinsame Verantwortung für dich und deinen Arbeitgeber:

• Transparenz und Kommunikation: Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber sollten bei der Zeiterfassung zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt sind und eventuelle Unstimmigkeiten schnell geklärt werden können.
• Eine regelmäßige Überprüfung: In einigen Unternehmen gibt es regelmäßige Überprüfungen der erfassten Arbeitszeiten, bei denen sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber eingebunden sind, um sicherzustellen, dass alles korrekt und gesetzeskonform erfasst wurde.

Welche Systeme gibt es für die Arbeitszeiterfassung? 

Es gibt eine Vielzahl von Systemen und Methoden zur Arbeitszeiterfassung, die je nach den Bedürfnissen des Unternehmens, der Art der Arbeit und den rechtlichen Anforderungen eingesetzt werden. Die Wahl des richtigen Systems hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Größe des Unternehmens, die Arbeitsweise der Mitarbeiter, rechtliche Anforderungen und das Budget. Es ist wichtig, ein System zu wählen, das benutzerfreundlich, zuverlässig und den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens angepasst ist. Hier sind die gängigsten Systeme für dich:

Die manuellen Systeme

• Stundenzettel oder Arbeitszeitbücher: Mitarbeiter tragen ihre Arbeitszeiten von Hand in ein Formular oder Buch ein. Dies ist eine einfache Methode, aber fehleranfällig und zeitaufwändig.
• Excel-Tabellen: Viele kleine Unternehmen nutzen Excel oder ähnliche Programme, um Arbeitszeiten zu dokumentieren. Diese Methode ist flexibler als Papieraufzeichnungen, erfordert aber manuelle Eingaben und Pflege.

Die elektronischen Stempelsysteme

• Stempeluhren: Mitarbeiter nutzen physische Karten oder Chips, um beim Kommen und Gehen zu „stempeln“. Die Zeiten werden automatisch in einem zentralen System erfasst. Dies ist eine der ältesten Formen der elektronischen Zeiterfassung und immer noch weit verbreitet.
• Digitale Stempelsysteme: Moderne Versionen der Stempeluhren, bei denen Mitarbeiter ihre Zeiten über digitale Terminals oder Computer stempeln.

Die Zeiterfassungssoftware

• Desktop-basierte Software: Software, die auf den Computern der Mitarbeiter installiert wird und es ermöglicht, Arbeitszeiten direkt auf dem Rechner zu erfassen. Diese Programme bieten oft zusätzliche Funktionen wie Projektzeiterfassung und Berichterstellung.
• Cloud-basierte Software: Diese Lösungen funktionieren online und ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten von jedem Ort aus über das Internet zu erfassen. Beispiele sind Tools wie Toggl, Clockify oder TimeDoctor.
• Mobile Apps: Besonders für Außendienstmitarbeiter oder Remote-Teams geeignet. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten über eine Smartphone-App erfassen. Viele Apps bieten GPS-Tracking, um den Standort zu überprüfen, was für bestimmte Branchen nützlich ist.

Zugangskontrollsysteme

• Badge-Systeme: Mitarbeiter nutzen Ausweiskarten, die auch als Zugangskarten fungieren, um sich bei Ankunft und Verlassen des Arbeitsplatzes ein- und auszuchecken. Diese Systeme sind oft in die Sicherheitssysteme des Unternehmens integriert.
• Biometrische Systeme: Hierbei werden Fingerabdruck-, Handvenen- oder Gesichtserkennungssysteme verwendet, um die Arbeitszeit zu erfassen. Diese Methode minimiert Betrug, da die Identität jedes Mitarbeiters eindeutig erfasst wird.

Die projektbasierte Zeiterfassung

• Projektmanagement-Tools: Tools wie JIRA, Asana oder Trello bieten oft integrierte Zeiterfassungsfunktionen, die speziell für die Nachverfolgung von Zeit auf bestimmten Projekten oder Aufgaben gedacht sind.
• Task-Tracking-Software: Tools wie Harvest oder Clockify ermöglichen es, die auf bestimmte Aufgaben verwendete Zeit genau zu erfassen, was besonders in Agenturen oder Unternehmen mit kundenbezogenen Projekten wichtig ist.

Die automatische Zeiterfassung

• Passive Tracking-Software: Diese Software läuft im Hintergrund auf dem Computer und erfasst automatisch, wie viel Zeit für bestimmte Programme oder Websites aufgewendet wird. Dies ist nützlich für Mitarbeiter, die ihre Zeit nicht aktiv erfassen wollen oder können.

Integrierte ERP-Systeme

• Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme: Größere Unternehmen nutzen oft umfassende ERP-Systeme wie SAP oder Oracle, die Zeiterfassung als Teil eines integrierten Systems zur Verwaltung von Ressourcen, Projekten und Finanzen beinhalten.

Wearables und IoT-basierte Systeme

• Smartwatches: In einigen modernen Arbeitsumgebungen können Wearables wie Smartwatches zur Zeiterfassung genutzt werden, die mit entsprechenden Apps verbunden sind.
• IoT-Geräte: In vernetzten Arbeitsumgebungen können IoT-Geräte eingesetzt werden, um automatisch zu erfassen, wann Mitarbeiter bestimmte Bereiche betreten oder verlassen.

Kombinierte Systeme

• Viele Unternehmen verwenden eine Kombination aus verschiedenen Systemen, um den unterschiedlichen Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter gerecht zu werden. Beispielsweise können Außendienstmitarbeiter eine mobile App nutzen, während Büroangestellte ein Desktop-System verwenden.

Worauf muss man bei der Erfassung der Arbeitszeit und Pausenzeit  achten?

Bei der Erfassung der Arbeitszeit und Pausenzeit gibt es mehrere wichtige Aspekte zu beachten, um sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen korrekt, fair und gesetzeskonform sind. Indem man diese Punkte beachtet, stellt man sicher, dass die Arbeitszeit- und Pausenerfassung korrekt, gesetzeskonform und fair für alle Beteiligten erfolgt. Hier sind die wichtigsten Punkte:

1. Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

• Arbeitszeitgesetze: In vielen Ländern gibt es Gesetze, die die maximale Arbeitszeit pro Tag oder Woche, die Mindestdauer von Pausen und Ruhezeiten zwischen den Arbeitstagen regeln. Es ist wichtig, diese Vorgaben einzuhalten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
• Mindestpausen: In vielen Ländern ist eine Pause von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden gesetzlich vorgeschrieben. Diese Pausen müssen erfasst und als solche gekennzeichnet werden.
• Ruhezeiten: Gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeiten, beispielsweise eine Mindestruhezeit von 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen, müssen eingehalten werden.

2. Genauigkeit der Zeiterfassung

• Pünktliche Erfassung: Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende sollten genau zum jeweiligen Zeitpunkt erfasst werden, um korrekte Aufzeichnungen zu gewährleisten.
• Pausenzeiten klar trennen: Es muss deutlich sein, wann die Arbeitszeit endet und die Pause beginnt und wann die Pause endet und die Arbeitszeit wieder aufgenommen wird. Fehlende oder fehlerhafte Pausenerfassung kann zu Problemen bei der Berechnung von Überstunden und Löhnen führen.
• Unterschiedliche Pausenzeiten berücksichtigen: Wenn es verschiedene Arten von Pausen gibt (z.B. Mittagspause, kurze Erholungspause), sollten diese separat erfasst werden.

3. Transparenz und Nachvollziehbarkeit

• Dokumentation: Alle erfassten Zeiten sollten nachvollziehbar und klar dokumentiert sein. Es sollte leicht ersichtlich sein, welche Zeiten Arbeitszeiten, Pausenzeiten oder Überstunden sind.
• Zugang für Mitarbeiter: Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, ihre erfassten Arbeitszeiten einzusehen und bei Bedarf zu korrigieren oder zu ergänzen, um Missverständnisse zu vermeiden.

4. Datenschutz

• Vertraulichkeit: Die erfassten Daten müssen vertraulich behandelt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Der Umgang mit personenbezogenen Daten unterliegt strengen Datenschutzrichtlinien.
• Zweckbindung: Die Erfassung der Arbeitszeiten sollte nur für die vorgesehenen Zwecke (Lohnabrechnung, Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen) verwendet werden.

5. Korrekte Behandlung von Überstunden

• Erfassung von Überstunden: Überstunden sollten korrekt erfasst und von regulären Arbeitszeiten getrennt ausgewiesen werden.
• Genehmigungsverfahren: Oft müssen Überstunden vorab genehmigt werden. Das System zur Zeiterfassung sollte dies unterstützen, indem es z.B. Überstunden nur nach Genehmigung durch einen Vorgesetzten als solche erfasst.

6. Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice

• Flexibles Arbeiten: Bei flexiblen Arbeitszeiten oder Homeoffice muss die Zeiterfassung genauso zuverlässig sein wie im Büro. Mitarbeiter sollten auch außerhalb des Büros ihre Zeiten problemlos erfassen können.
• Selbstkontrolle: Bei flexiblen Modellen ist es wichtig, dass die Mitarbeiter selbst diszipliniert ihre Zeiten erfassen, um die Einhaltung von Arbeitszeiten und Pausen zu gewährleisten.

7. Systembedingte Fehler vermeiden

• Technische Zuverlässigkeit: Das verwendete Zeiterfassungssystem muss zuverlässig funktionieren, um Systemausfälle oder -fehler zu vermeiden, die zu ungenauen Zeiterfassungen führen könnten.
• Korrekturmöglichkeiten: Falls ein Mitarbeiter vergisst, eine Pause zu erfassen oder die Arbeitszeit falsch erfasst wurde, sollte es eine einfache Möglichkeit zur nachträglichen Korrektur geben.

8. Schulungen und Anweisungen

• Schulungen für Mitarbeiter: Mitarbeiter sollten in der korrekten Nutzung des Zeiterfassungssystems geschult werden, um Fehler zu vermeiden.
• Klare Richtlinien: Es sollten klare Richtlinien vorhanden sein, die den Mitarbeitern erklären, wie Arbeitszeiten und Pausen zu erfassen sind, und was im Falle von Abweichungen oder Fehlern zu tun ist.