Die richtige Einarbeitung

Bereits im Bewerbungsgespräch beziehungsweise spätestens im Einstellungsgespräch wird immer der Moment kommen, in dem es um Ihre Fragen geht. Das ist der Moment, in dem unbedingt von Ihrer Seite aus die Frage gestellt werden sollte, wie das Unternehmen die Einarbeitungsphase für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gestaltet. Ist diese Frage – hoffentlich – beantwortet, dann sollte die Frage etwas konkreter auf Ihre Situation bezogen werden: Wie wurden meine Vorgänger auf dieser Stelle bislang eingearbeitet? Wie soll meine Einarbeitungszeit aussehen? Wer wird mich einarbeiten?

Oft kommt hier von Seiten des Arbeitgebers wenig, weil der Einarbeitungszeit und ihrer fundamentalen Bedeutung für das Gelingen der Integration von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in vielen Unternehmen viel zu wenig Beachtung geschenkt wird. Was können Sie tun? Legen Sie knapp dar, weshalb Ihnen das Thema wichtig ist. Dazu mehr im folgenden Abschnitt.

Die Einarbeitungszeit

In der Regel ist ein mangelndes, so genanntes Inplacement hinsichtlich der sozialen und wertorientierten Eingliederung häufig der Grund, warum es nicht klappt oder die Chemie nicht stimmt. Bei der Einarbeitung geht es um das fachliche Was und das emotionale Wie. Die Bedeutung der sozioemotionalen Seite der Einführung wird häufig unterschätzt und nicht ernst genommen. Die Folgen sind Enttäuschungen – zumindest auf der Seite des neuen Mitarbeiters – bereits in den ersten Tagen. (Hier erfahren Sie, wie Sie entstandene Konflikte konstruktiv lösen. Oft fehlen auch entsprechende Kompetenzen, sei es von der Struktur der Einführung her, von den Methoden her, die zum Einsatz kommen können, oder von den Gesprächsführungskompetenzen der Vorgesetzten oder Paten her. Deshalb ist Ihr Einsatz gefragt, gut für sich zu sorgen!

Wann ist der passende Zeitpunkt

Der Zeitpunkt, um über die Art und Weise der Einarbeitung zu reden, sollte das erste Einführungs- und Orientierungsgespräch mit Ihrem (direkten) Vorgesetzten sein. Es findet am ersten Arbeitstag statt und dient dazu, einen Überblick über das Unternehmen zu bekommen sowie einen schriftlichen Stufenplan zu erstellen, der die für einen überschaubaren Zeitraum abgeklärten, gegenseitigen Erwartungen, Ziele und an der Einarbeitungszeit beteiligten Personen und Abteilungen etc. einschließlich eines Zeitplans enthält. Ebenso sollte hier die Art und Weise des Umgangs miteinander, die Art der Führung, besprochen werden. Eine gute Führungskraft wird zu Beginn Ihrer neuen Tätigkeit einen anderen Führungsstil zeigen als während oder nach Ende der Einarbeitungszeit. Wieso? Ganz einfach: Zu Beginn kennen Sie sich nicht oder sehr wenig mit den Gepflogenheiten des neuen Betriebs und den neuen Aufgaben aus. Solange das so ist, sollte die Führung eher direktiv, einweisend sein. Je mehr Sie schließlich heimisch sind und die neuen Aufgaben und Anforderungen nicht nur bekannt sind, sondern Sie sie mit neuen Kompetenzen und dem frisch erworbenen internen, betriebsspezifischen Wissen erfüllen können, desto mehr sollte zu einem eher unterstützenden, mitarbeiterorientierten und schließlich delegierenden Führungsverhalten gewechselt werden.

Leider ist dieses Vorgehen in vielen Unternehmen noch nicht die Regel. So liegen die Hauptursachen ungünstig verlaufender erster Phasen auf einer neuen Stelle häufig in unzureichend geplanten und durchgeführten Einarbeitungszeiten und/oder in einem der Situation und der Mitarbeiterin nicht angepassten Führungsverhalten. Die Hauptursachen haben nun eher mit den Führungskompetenzen eines Vorgesetzten zu tun als mit der neuen Mitarbeiterin. Welche Einflussmöglichkeit haben Sie an dieser Stelle? Falls vonseiten Ihres Arbeitgebers ein wie oben beschriebenes Erstgespräch unterbleibt, bitten Sie um ein solches. Ziel eines solchen Gesprächs ist es ja schließlich, einen Plan aufzustellen, wie Sie möglichst schnell, effizient und nachhaltig zu einem wertvollen Mitarbeiter und damit zu einem Nutzen für das Unternehmen werden. Dagegen dürfte sich kaum ein Betrieb sträuben. Was Führungskompetenzen betrifft: Das ist ein komplexeres und anderes Thema.

Der Einarbeitungsplan

Ist das Orientierungsgespräch erfolgreich absolviert, geht es mit Tag 2 nun in die konkrete Einarbeitungszeit. Wie gesagt bedarf sie eines genauen und strukturierten Einarbeitungsplans (1. Woche, 1. Monat, 2. bis 6. Monat) und enthält die Arbeitsfelder, in die Sie zu bestimmten Zeitpunkten eingeführt werden. Zudem sind alle dafür notwenigen Informationen, Kompetenzen, Handlungsspielräume (Wie sollen Probleme bearbeitet werden? Eigenständig oder mit Rücksprache? Wie sieht der Handlungsrahmen aus? Gibt es Ausnahmeregelungen?) abgesteckt und auch, woher Sie weitere Detailinformationen bekommen. Eine so organisierte Einarbeitungszeit erleichtert den Arbeitsstart, ermöglicht Ihnen, schnell und eigenverantwortlich Aufgaben zu übernehmen, erhöht die allgemeine Arbeitszufriedenheit, verhindert Demotivation und fördert fachliche und soziale Integration. Gleichzeitig erkennen Ihre Kollegen, dass Sie sich auf der neuen Stelle entwickeln und Schritt für Schritt in Ihren Aufgaben Fuß fassen. Sie selbst spüren Anerkennung und fühlen sich in das Team integriert. Das Risiko der Enttäuschung und der Fluktuation in der Probezeit sinkt auf diese Weise stark. Feedbackgespräche, um die Sie auch selbst bitten können, unterstützen diesen Prozess. Sie sollten regelmäßig in den ersten Monaten geführt werden und klären, welche Erfahrungen Sie gemacht haben und was Sie benötigen, um noch erfolgreicher zu sein. Feedbackgespräche, die auf Wertschätzung basieren, fördern die emotionale Bindung an das Unternehmen und Vertrauen. Gleichzeitig ist eine rechtzeitige Korrektur von potenziell falschem Verhalten möglich.

Autorin: Dr. Andrea Teutenberg