16.01.2025 ● Antonia Gabarda Crespo
Nein sagen im Beruf: So sagst du professionell ab
Nein sagen im Beruf
Auf dem eigenen Schreibtisch häufen sich bereits die Aufgaben und dann ruft der Chef noch "Hast du mal eine Sekunde?". Na toll, eine weitere Aufgabe mehr, obwohl man selbst seine eigenen gar nicht erledigt kriegt. Auch wenn ein deutliches Nein schwer fallen kann, ist es doch essenziell, um Überbelastung und Stress aus dem Weg zu gehen. Natürlich, in erster Linie, kann man nicht immer nur Aufgaben übernehmen die einem Spaß machen und gelegen kommen. Dennoch immer Ja sagen, ist auch nicht die Lösung.
Viele Personaler bevorzugen ein halbherziges Ja, nur um negativen Konsequenzen zu entgehen oder, um nichts zu verpassen. Dabei kann man höflich Nein sagen, ohne sich dabei künftige Chancen zu verbauen. Es ist wichtig seinen Aufgabenbereich zu kennen, Prioritäten zu setzen und realistisch einzuschätzen, ob man eine weitere Aufgabe noch bewältigt bekommt. Sollte dies, aber mal nicht der Fall sein, ist das halb so schlimm. Denn es gibt einige Varianten, die ein Nein deutlich professioneller und freundlicher klingen lassen.
Wie verpacke ich mein Nein am besten?
Auch wenn ein Nein manchmal viel Überwindung kosten kann, gibt es ein paar Tipps, die dir helfen, es diplomatischer zu formulieren.
| Wertschätzung ausdrücken | Verdeutliche, dass du das Angebot zu schätzen weißt und beginne die Absage mit Dankbarkeit. Beispiel: „Vielen Dank, dass Sie an mich gedacht haben.“ |
| Nicht direkt Ja sagen: Um Bedenkzeit bitten | Verschaffe dir einen zeitlichen Puffer und lasse dich nicht voreilig zu einer Entscheidung drängen. Nimm dir die Zeit, um die Situation vorerst zu evaluieren. Beispiel: „Gib mir bitte etwas Zeit, um da noch einmal darüber nachzudenken. Ich melde mich.“ |
| Bedenken signalisieren | Schildere deine aktuelle Arbeitssituation neutral, sachlich und deutlich, ohne die Umstände zu bewerten oder interpretieren. Hier ist es hilfreich, eine Bitte mit einzubauen. |
| Positive Haltung | Statt direkt zu verneinen, sollte man sein Nein positiv formulieren und den Fokus auf die Gründe legen. Beispiel: „Ich würde wirklich gerne, aber aktuell habe ich andere Prioritäten.“ |
| Ehrlichkeit | Damit dein Gegenüber das Nein leichter akzeptiert, solltest du genau erklären warum du absagen musst. Die Formulierung sollte transparent sein und sich nicht in Ausreden verlieren. |
| Alternative anbieten | Es ist empfehlenswert sich im Vorfeld Argumente und Alternativen zu überlegen, sodass wenn eine Bitte nicht ausreicht, immer noch ein Alternativlösung angeboten werden kann. Um keine Chance zu verpassen, könntest du andeuten, dass du offen für Projekte in der Zukunft bist. Beispiel: „Ich würde mich freuen, bei einer anderen Gelegenheit dabei zu sein.“ |
| Selbstbewusste und freundliche Körpersprache | In dem man seinem Gegenüber direkt in die Augen schaut und seinen Körper ihm zuwendet, wirkt man selbstbewusster und gelassener. Ein unsicheres Nein ruft nur unnötige Diskussionen hervor, während ein sicheres von Professionalität zeugt. Beispiel: „Ich kann leider nicht, aber ich hoffe, Sie finden eine gute Lösung.“ |
| Timing beachten | Hier heißt es: Umso früher, desto besser. In der Regel sind zeitnahe Absagen höflicher und professioneller als ein Nein in letzter Sekunde. |
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Formulierungshilfen: Wie kann ich Nein sagen im Berufsalltag?
Ein freundlicher Umgangston ist das AO im Arbeitsalltag, weswegen auch ein höfliches Nein nicht nur ausschlaggebend für die Arbeitsatmosphäre ist, sondern auch für das eigene Gemüt. Hierbei sollte man sich immer wieder in den Kopf rufen, dass das Nein begründet werden soll und nicht entschuldigt. Um das Absagegespräch so angenehm wie möglich zu gestalten, sollte der Arbeitnehmer deutlich machen, dass sich das Nein an die Aufgabe richtet und nicht an die andere Person. Damit dein Gesprächspartner dir leichter folgen und deine Wünsche einordnen kann, ist es nützlich Ich-Botschaften zu verwenden.
Bespiele für "Nein" sagen:
- „Das klingt nach einer tollen Möglichkeit, aber ich bin aktuell mit anderen Projekten ausgelastet.“
- „Ich möchte sicherstellen, dass ich meinen aktuellen Aufgaben gerecht werde, daher kann ich diese Anfrage leider nicht annehmen.“
- „Das ist eine interessante Herausforderung, aber ich bin momentan nicht die richtige Person dafür.“
- „Ich kann mich leider nicht zusätzlich einbringen, da meine Ressourcen bereits verplant sind.“
- „Das kann ich so schnell leider nicht entscheiden, ich melde mich morgen bei Ihnen.“
- „Ich freue mich, Projekt A zu übernehmen. Allerdings bin ich momentan auch in die Projekte B, C und D eingebunden, weshalb ich die Fertigstellung erst bis zum XX.XX. schaffen kann.“
- „Ich würde gerne helfen, aber leider ist mein Zeitplan momentan zu voll.“
- „Ich weiß, wie wichtig dieses Projekt ist, aber ich muss meine Kapazitäten realistisch einschätzen.“
- „Ich bedauere, dass ich das nicht übernehmen kann, aber ich danke Ihnen für Ihr Verständnis."
- „Das ist leider nicht mit meinen Aufgaben vereinbar, aber danke, dass Sie mich gefragt haben.“
- „Ich muss leider bei meiner Entscheidung bleiben, aber ich danke Ihnen für Ihr Verständnis.“
Was du beim Absagen im beruflichen Kontext unterlassen solltest:
- Zu viele Entschuldigungen -> Wenn nötig, nur einmal kurz entschuldigen
- Unklare Aussagen -> Ein vages "Vielleicht" oder "Mal sehen" sorgen nur für Verwirrung
- Negative Körpersprache -> Verschränkte Arme und ein genervtes Gesicht vermeiden
- Schuldzuweisungen
- Überkomplizierte Begründungen -> Sachliche und deutliche Formulierung, ohne lange Erklärungen
- Nichts versprechen, was man auch nicht halten kann
Nein sagen ist wichtig!
Wer andere Aufgaben vor die eigenen stellt und keine Zeit mehr für die eigenen Bedürfnisse hat, kann auf Dauer nicht zufrieden werden. Ein ehrliches Nein sollte ohne Schuldgefühle ausgesprochen werden können, denn ein falsches Ja ist für einen selbst immer noch ein Nein. Die Reaktion von dem Gegenüber hängt nicht von dem Nein an sich ab, sondern wie es formuliert wurde. Sprich, ein gut artikuliertes Nein, kann durchaus auch auf eine positive Reaktion stoßen. Auch wenn Nein sagen oft eine negative Konnotation birgt, bringt es durchaus ein paar bereichernde Aspekte mit sich. Wer einmal den Schritt geht, seinen Prioritäten nachgeht, und ein Nein äußert, hat sich nicht gleich eine berufliche Chance verbaut, sondern sich im Gegenzug, vielleicht für Produktivität und Qualität entschieden. Denn ein Nein zu einer Aufgabe, ist automatisch die Zustimmung für eine andere. Solange das Nein transparent, deutlich, sachlich und professionell vermittelt wird, ist das Neinsagen kein Tabu.
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