Mitarbeiterführung auf dem Betrieb – Die Mitarbeitersuche

Der Betrieb wächst. Alleine ist die Arbeit nicht mehr zu schaffen. Ein Mitarbeiter muss her. Hier erhaltet ihr Tipps rund um das Personalmanagement.

Mitarbeitersuche

Zusammenfassung

• Erstellen einer Stellenanzeige
• Bewerbungsgespräch
• Arbeitsvertrag
• Mitarbeiter-Einarbeitung
• Mitarbeitergespräche
• Mitarbeitermotivation

Die Entscheidung ist gefallen: Ein Mitarbeiter soll die Familienarbeitskräfte unterstützen. Aber wie findet man eine passende Person? Welche Eigenschaften muss sie überhaupt mitbringen? Und welche Aufgaben soll sie erledigen? Diese und viele andere Fragen gilt es zu klären, bevor man eine Stellenanzeige schaltet.

Tipps zum Erstellen einer Stellenanzeige

Eine gute Beschreibung der Stelle spricht potenzielle Mitarbeiter an und zeigt auf, welche Aufgabenbereiche die zu besetzende Stelle beinhaltet. So ist die Wahrscheinlichkeit deutlich höher, einen passenden Mitarbeiter zu finden.

Am besten fasst ihr euch zuerst die wichtigsten Punkte präzise schriftlich zusammen. Folgenden Fragen gilt es dabei in Bezug auf den neuen Mitarbeiter zu klären:

• Welche schulische und berufliche Ausbildung soll der Bewerber mitbringen?
• In welchem Betriebsbereich wird er eingesetzt?
• Wie schaut sein Aufgabengebiet konkret aus?
• Wie viel Zeit werden seine Aufgaben jeweils in Anspruch nehmen?
• Welchen Verantwortungsbereich wollen wir ihm übertragen?
• Wer ist ihm weisungsbefugt – also, wer ist der Chef?
• Wie sieht die Arbeitszeit aus?
• Was können wir dem neuen Mitarbeiter bezahlen?
• Welche Sonderleistungen (zum Beispiel Fort- und Weiterbildungen) können wir ihm bieten?

Habt ihr diese Punkte geklärt, geht es an die Ausformulierung der Stellenanzeige. Hier ist wichtig alles so genau wie möglich auf den Punkt zu bringen.

Betriebsbeschreibung

Anfangs wird die Frage geklärt, wer überhaupt einen Angestellten sucht. Hier stellt ihr euch bzw. euren Betrieb vor, zum Beispiel „Moderner landwirtschaftlicher Betrieb mit Milchviehhaltung, Bullenmast und Ackerbau“. Dabei ist es sinnvoll, für sich zu werben und seine Vorzüge herauszuarbeiten. Liegt der Betrieb beispielsweise an der Nordsee, ist das durchaus erwähnenswert: „Wir melken dort, wo andere Urlaub machen.“

Stellenbeschreibung

Nach der Betriebsvorstellung wird die zu besetzende Position beschrieben, beispielsweise ein Herdenmanager. Dabei sind die Aufgaben des künftigen Mitarbeiters wichtig. Außerdem muss erkennbar sein, ob es sich um eine Voll- oder Teilzeitstelle, eine befristete oder unbefristete Anstellung handelt.

Anforderungsprofil

Im Anforderungsprofil wird dann auf die Ausbildung, die Berufserfahrung und weitere Kompetenzen eingegangen. Dieser Punkt stellt aber eine Gratwanderung dar: Sind die Anforderungen zu hoch, werden sich zu wenige Kandidaten bewerben. Sind die Erwartungen zu niedrig, könnten zwar viele Bewerbungen eintreffen, aber von eventuell wenig wirklich geeigneten Anwärtern. Ziel ist es schließlich, dass sich der richtige Bewerber persönlich angesprochen fühlt.

Benefits

Mit der Erwähnung von Benefits und Leistungen haben künftige Arbeitgeber die Möglichkeit, sich von konkurrierenden Betrieben abzusetzen. Hier kann mit zusätzlichen Angeboten, wie Fortbildungen oder Unterstützung bei der Wohnungssuche, gepunktet werden.

Unterlagen und Kontaktdaten

Zum Abschluss wird erwähnt, welche Unterlagen der Bewerber bis zu welchem Zeitpunkt an welche Kontaktadresse einreichen sollte. Dabei empfiehlt es sich, besonders den letzten Satz sympathisch zu formulieren. Ein „Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung“ klingt schließlich gleich viel einladender als „Senden Sie Ihre kompletten Unterlagen bis zum 30. April an …“. Eine gute Stellenanzeige ist der erste Schritt, geeignete Mitarbeiter zu finden.

Das Bewerbungsgespräch

Eine Stellenanzeige ist geschaltet. Die ersten Bewerbungen sind eingetroffen und eine Auswahl für Gespräche wurde getroffen. Der Termin für das Bewerbungsgespräch steht.

Vorbereitungen

Nun gilt es, sich auch als zukünftiger Arbeitgeber auf das Gespräch vorzubereiten und sich mit dem Gegenüber vertraut zu machen. Dazu gehört, dass man die Bewerbungsunterlagen aufmerksam liest – besonders das Anschreiben und den Lebenslauf. Daraus lassen sich dann Fragen an den Kandidaten ableiten.

Der erste Eindruck

Der erste Eindruck zählt. Das gilt immer und natürlich auch bei Vorstellungsgesprächen. Der Bewerber sollte sich von Anfang an wohlfühlen. Dazu gehört, dass der Aspirant, falls er warten muss, in einem Warteraum Platz nehmen kann, in dem ihm bestenfalls noch ein Getränk und Gebäck gereicht werden. Das Gespräch selbst sollte in einem hellen, ruhigen Raum ohne Störungen durch Telefon, Handy oder andere Personen stattfinden. Auch hier ist es höflich, dem Gast ein Getränk anzubieten.

Im Großen und Ganzen verläuft ein Bewerbungsgespräch dann in fünf Phasen:

1. Begrüßung

Begrüßt wird der Bewerber nun mit einem Lächeln, Blickkontakt und einem Handschlag. Dabei sollte er mit seinem Namen angesprochen werden und man selbst stellt sich und eventuelle weitere Gesprächsteilnehmer ebenfalls mit vollem Namen und dem Aufgabenbereich vor. Um das Eis zu brechen, gilt es nun, erst einmal ein wenig Smalltalk zu betreiben: „Hatten Sie eine gute Fahrt?“ 

Der erste Eindruck beim Vorstellungsgespräch zählt.

2. Kennenlernen

In der Kennenlernphase bekommt der Anwärter die Chance, sich vorzustellen, und darf erklären, warum er sich beworben hat und weshalb er diesen Job möchte. Es ist wichtig, dass man hierbei als zukünftiger Arbeitgeber bei den Fragen keinen skeptischen Unterton anschlägt, sondern offen und einladend auf den vermutlich etwas nervösen Bewerber zugeht, um ihm diese Nervosität zu nehmen.

Außerdem gilt es, sein Gegenüber ausreden zu lassen. Man möchte schließlich selbst auch nicht, dass einem ins Wort gefallen wird. In dieser Phase des Gesprächs ist es von Bedeutung, dass man aufmerksam zuhört, auf Aussagen eingeht und zum Beispiel durch ein kurzes Nicken Bestätigung signalisiert.

3. Selbstpräsentation

Hatte der Kandidat die Möglichkeit, sich zu präsentieren, ist man selbst dran. Das heißt, der Betrieb stellt sich vor. Hierbei kann man kurz die Arbeitsabläufe und die Anforderungen des zu besetzenden Jobs erläutern.

4. Rückfragen

Schließlich ist noch einmal der Bewerber an der Reihe: Er hat nun die Gelegenheit, Fragen zu stellen. Dies kann für den Arbeitgeber durchaus interessant sein, da man durch diese Rückfragen einiges über den Gesprächspartner erfahren kann: Hat er aufmerksam zugehört? Hat er wirkliches Interesse? Was ist ihm wichtig?

5. Verabschiedung

Zum Abschluss des Bewerbungsgesprächs wird das weitere Vorgehen geklärt, also zum Beispiel wann der Anwärter frühestens mit einer Antwort rechnen kann oder wie er eventuell entstandene Fahrtkosten abrechnen kann. Abschließend bedankt man sich selbstverständlich für das angenehme Gespräch und verabschiedet den Bewerber freundlich, denn so werden auch abgelehnte Kandidaten positiv von dem Betrieb sprechen.

Verfassen eines Arbeitsvertrages

Ein Mitarbeiter ist gefunden. Der Arbeitgeber muss innerhalb eines Monats nach Antritt des neuen Mitarbeiters den wesentlichen Inhalt des Arbeitsverhältnisses schriftlich festhalten, unterzeichnen und dem Arbeitnehmer ein Original geben. Dies ist in § 2 Nachweisgesetz geregelt. Arbeitsverträge sind die Grundlage für Beschäftigungsverhältnisse.

Es ist wichtig, sich für die Ausarbeitung des Arbeitsvertrages Zeit zu nehmen.

Ein Arbeitsvertrag sollte folgende Punkte enthalten:

• Vertragspartner: Name, Adresse, gegebenenfalls Geburtsdatum
• Art der Tätigkeit: Berufsbezeichnung und Aufgabenbeschreibung
• Arbeitsort: Betriebsstätte
• Tätigkeitsbeginn: Eintrittsdatum, gegebenenfalls Angabe, ob befristete oder unbefristete Stellung)
• Probezeit (maximal sechs Monate)
• Arbeitszeit
• Kündigungsfrist
• Entlohnung als Bruttolohn
• Urlaubanspruch
• Überstunden und Wochenendarbeit: Entlohnung oder Freizeitausgleich)
• Nebenleistungen, z. B. vermögenswirksame Leistungen, Betriebswohnung usw.
• Sonstiges

Sind all diese Punkte im Vertrag fixiert, unterschreiben beide Vertragspartner das Dokument mit Angabe von Ort und Datum. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer erhalten eine Ausfertigung des Arbeitsvertrags.

Einarbeitung des neuen Mitarbeiters

„Willkommen! Nun mach mal.“ Das wäre ein wirklich ungünstiger Empfang für einen neuen Mitarbeiter. Ja, die Zeit ist in landwirtschaftlichen Betrieben immer knapp, aber einem neuen Angestellten am Anfang seiner neuen Tätigkeit keine Aufmerksamkeit zu widmen, kann böse Folgen haben.

Denn wird der Mitarbeiter in der Einarbeitungsphase sich selbst überlassen, muss er jede Information mühsam erfragen. Er muss erst einmal herausfinden, wer sein Ansprechpartner ist und was von ihm erwartet wird. Das kostet ebenfalls viel Zeit, Nerven und – wenn es ganz schlimm kommt – eine möglicherweise fähige Arbeitskraft.

Checkliste zur Einarbeitung:

1. Der zukünftige Mitarbeiter muss vor dem Arbeitsantritt wissen, wo, wann und bei wem er sich melden soll.
2. Der neue Angestellte wird herzlich begrüßt.
3. Ein Rundgang über den Betrieb zeigt ihm, wo sich welche Arbeitsbereiche und -geräte befinden und macht ihn mit eventuellen Kollegen und Ansprechpartnern bekannt.
4. Falls möglich, wird dem neuen Arbeitnehmer ein erfahrener Mitarbeiter als Mentor für Fragen zur Seite gestellt.
5. Dem neuen Mitarbeiter werden die internen Regelungen, zum Beispiel zu Arbeits- und Pausenzeiten, Urlaubsanträgen oder Krankmeldungen, nahegebracht.
6. Falls erforderlich, werden ihm Schlüssel, Zugangs- oder Stempelkarten ausgehändigt.
7. Er wird in die Anwendung der Arbeitsgeräte eingewiesen.
8. Der neue Angestellte erhält eine erste Aufgabe übertragen. Dabei wird ihm die Handhabung des eventuell benötigten Arbeitsgeräts (zum Beispiel des Schleppers oder der Melktechnik) sorgfältig erklärt.
9. Tipp: Ein gemeinsames Mittagessen ist nicht nur eine nette Geste, sondern bietet auch die Möglichkeit, Fragen zu beantworten.

Nicht nur auf einem landwirtschaftlichen Betrieb ist die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiter viel wert. Ein gutes Onboarding, wie die Einarbeitung auch genannt wird, spart viel Geld und Zeit.

Nach einer guten Einarbeitung starten neue Mitarbeiter schnell selbstständig in ihren neuen Job.

Mitarbeitergespräche

Quatschen, quasseln, reden, schnacken – man macht es den ganzen Tag: Am Telefon, am Esstisch, zwischendurch. Aber so richtig Zeit, um mal in Ruhe mit den Mitarbeitern zu sprechen, nimmt man sich selten. Das ist ein Fehler!

Für den Angestellten muss man sich Zeit nehmen und regelmäßig ein Personalgespräch führen. Das passiert natürlich nicht wöchentlich, aber einmal im Jahr sollte ein Gespräch angesetzt werden. Dieses Jahresgespräch dient dazu, Arbeitsbedingungen zu optimieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Rechtzeitig Termin festlegen und vorbereiten

Das funktioniert aber nur, wenn man sich – als Chef und als Mitarbeiter – auf ein solches Gespräch vorbereitet. Das bedeutet, dass die Einladung zum Jahresgespräch rechtzeitig erfolgt. Es werden der Zeitpunkt, die Dauer und der Ort der Unterhaltung festgelegt. Zudem werden inhaltliche Eckpunkte bestimmt, damit man bei der Sache bleibt.

Das Vieraugengespräch, für das etwa 1 bis 1,5 Stunden angesetzt werden, findet in einem ruhigen Raum statt, in dem die Gesprächsteilnehmer nicht von Besuchern oder Telefonen gestört werden. Deshalb werden Mobiltelefone lautlos geschaltet. Bei einer solchen Unterredung ist zu beachten, dass nicht nur die Vorbereitung stimmt, sondern auch, dass ein Mitarbeitergespräch strukturiert geführt wird.

Mitarbeitergespräche steigern die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Es hat drei Phasen:

• Einschätzung durch den Mitarbeiter
• Einschätzung durch den Betriebsleiter
• Abgleich der Einschätzungen, Analyse der Ursachen für Abweichungen und gegebenenfalls Vereinbarung von Maßnahmen.

Durch den regelmäßigen Austausch mit dem Mitarbeiter wird diesem gezeigt, dass es dem Betriebsleiter wichtig ist, dass er sich im Betrieb wohlfühlt und seine Meinung zählt. Durch solche regelmäßigen Vieraugengespräche erfährt der Mitarbeiter Wertschätzung und das wiederum erhöht seine Zufriedenheit und Motivation.

Für den Betriebsleiter liegen die Vorteile klar auf der Hand: Engagierte Mitarbeiter, die durch ihre Verbesserungsvorschläge die Arbeitsabläufe im Betrieb optimieren, und ein gutes Betriebsklima. Letzteres ist ein nicht zu unterschätzender Anreiz für eventuelle zukünftige Arbeitnehmer.

Wie Mitarbeiter richtig motivieren?

Lob motiviert zu noch mehr Leistung. Aber loben fällt vielen schwer, ganz nach dem Motto: Nichts gesagt, ist Anerkennung genug. Falsch! Laut der Studie „Jobzufriedenheit 2017“ der ManpowerGroup Deutschland ist es neun von zehn Befragten (91 Prozent) wichtig, dass der direkte Vorgesetzte seine Wertschätzung zum Ausdruck bringt. Genauso viele wünschen sich regelmäßiges und ehrliches Feedback vom Chef. 88 Prozent wären im Job zufriedener, wenn ihre Vorgesetzten öfter auch Interesse an ihnen als Person zeigen würden.

Empathie und Wertschätzung seitens der Vorgesetzten sind wichtig, um Mitarbeiter zu binden – und damit letztendlich für den Erfolg des Betriebs. Lob streichelt ihre Seele und lässt die Menschen zufriedener und offener gegenüber neuen Ideen sein – und glückliche Mitarbeiter sind ihrem Arbeitgeber gegenüber treu. Stichwort: Mitarbeiterzufriedenheit. Lobt man seine Mitarbeiter, wollen sie diesem gerecht werden. Mit einem ehrlichen Lob vermittelt man dem Gegenüber seine Wertschätzung.

Wie lobt man richtig?

Zu viel des Guten, und es wird nicht mehr ernst genommen; zu wenig oder gar keines demotiviert ebenfalls. Lob ist eine Form spontaner Wertschätzung. Es muss möglichst konkret sein. Der Mitarbeiter muss wissen, warum er das Lob erhält. Sagen Sie also nicht nur „gut gemacht“, sondern besser: „Deine Ideen für die Verbesserung der Brunstkontrolle gefallen mir sehr gut.“ Loben können übrigens nicht nur die Chefs, sondern auch die Kollegen.

Es ist immer die richtige Zeit für ein Lob. Ein aufrichtiges „Danke“ ist schon viel wert.

Das Lob muss dabei folgendes sein:

• aufrichtig
• persönlich
• emotional
• weder übertrieben noch heruntergespielt

Dabei ist es entscheidend, dass der Vorgesetzte dem Angestellten auf Augenhöhe begegnet. Übrigens: Ein Lob im Vorübergehen wird eventuell gar nicht als solches wahrgenommen. Bitten Sie Ihren Mitarbeiter lieber kurz ins Stallbüro – das steigert den Wert.

Ein aufrichtiges „Danke“ ist mehr als ein Lob, denn Dankbarkeit bezeugt Respekt und Anerkennung für den Aufwand, den der Mitarbeiter auf sich genommen hat. Sie zeigen Ihrem Angestellten, dass Sie dies nicht als selbstverständlich hinnehmen.

Lob und Kritik nicht vermischen

Tunlichtst vermeiden sollten Sie, Lob und Kritik zu vermischen. Das demotiviert und die positive Wirkung ist hin. Auch ein eingeschränktes Lob, nach dem Motto „Toll gemacht, warum machst du das nicht immer so“ verpufft und wirkt nicht motivierend.

Lob sollte nicht gesammelt, sondern direkt ausgesprochen werden. Das gilt sowohl für Leistungen als auch für Verhalten. Geduld, Anstrengung, Einsatzbereitschaft und Freundlichkeit gegenüber Kollegen oder Hofbesuchern sind durchaus lobenswerte Eigenschaften, die Anerkennung verdienen. Eine weitere Form der Anerkennung besteht nicht nur aus lobenden Worten, sondern aus Taten: Ein freier Tag, ein Grillfest für das Team, wenn es gut zusammengearbeitet hat, oder einfach einmal eine Pizza ausgeben – dies zeigt Ihre Wertschätzung.

Ein aufrichtiges Lob bedeutet Ihren Mitarbeitern viel. Fehlendes Lob frustriert hingegen. Also vergessen Sie den Spruch „Nicht getadelt, ist genug gelobt“. Lob motiviert, denn der Mitarbeiter fühlt sich geschätzt. Und wer sich geschätzt fühlt, wird mehr leisten.

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Autor: Maren Diersing-Espenhorst mit der agrajo-Redaktion
Bildquelle: Adobe Stock