Offboarding – So wird es richtig gemacht!

Der Prozess des Offboardings beginnt mit der Kündigung des Mitarbeiters. Nachdem die Kündigung schriftlich eingegangen ist, müssen viele Entscheidungen getroffen werden. Wird die Stelle nachbesetzt und wenn ja, wie? Wann kommuniziert man den Wegfall mit den Kollegen? Wer übernimmt interimsmäßig die Aufgaben des Kollegen?  Um für ein professionelles Offboarding zu sorgen, muss man all diese Fragen angehen. Wie für den Onboarding-Prozess gibt es auch hier Human-Resource-Softwares, die alle To-Do’s aufzählen, sodass nichts vergessen wird.

Das Austrittsgespräch

Darunter fallen unterschiedliche Aufgaben, wie die Planung und Durchführung des Austrittsgesprächs oder ein sogenanntes Exitgespräch. Dies wird in Unternehmen sehr unterschiedlich gehandhabt. Es empfiehlt sich, dass dieses Gespräch von der Personalabteilung geführt wird, damit man einen Einblick in die Abteilung bekommt und eruieren kann, welche Herausforderungen durch den Austritt eventuell auch andere Kollegen betreffen und beschäftigen. Falls es für den Arbeitgeber nachvollziehbare, konkrete betriebsbedingte Gründe für den Arbeitgeberwechsel gibt, kann man dem entgegen wirken durch Änderung der Strukturen. Es ist nicht immer ein höheres Gehalt, das ausschlaggebend für den Weggang eines Mitarbeiters ist. Falls sich herausstellt, dass man im Vergleich zur Konkurrenz schlechter abschneidet, zum Beispiel in Bezug auf die Benefits, sollten Sie sich Gedanken machen, ob man den Mitarbeitern nicht weitere Mehrwehrte bieten sollte. Ferner sollte man, falls es offene Forderungen gibt, diese geklärt werden wie beispielsweise ausstehende Bonuszahlungen.

Das Arbeitszeugnis

Der Vorgesetzte sollte in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung das Arbeitszeugnis für den Mitarbeiter erstellen. Dieses erhält der Mitarbeiter in der Regel an seinem letzten Arbeitstag. Das Zeugnis beinhaltet neben der Bewertung seiner Arbeitsleistung alle seine Tätigkeiten und Aufgaben. Für das Unternehmen bedeutet der Austritt des Mitarbeiters eine Neuorganisation. Optimalerweise sollte man die Stelle so schnell wie möglich nachbesetzen (intern oder extern), damit ein fließender Übergang stattfindet und der Neuzugang eventuell sogar von dem austretenden Mitarbeiter eingearbeitet werden kann. Falls eine Nachbesetzung nicht so schnell gewährleistet werden kann, muss eine Interimslösung bestimmt werden.

Letzter Arbeitstag

Am letzten Arbeitstag stehen einige organisatorische Punkte an, zum Beispiel die Abgabe der Arbeitsmittel wie Laptop, Firmenhandy, Firmenauto, Schlüssel oder Chipkarten. Der Mitarbeiter ist verpflichtet alle personenbezogenen Daten auf den Geräten zu löschen. Das Unternehmen lässt sich dies schriftlich bestätigen. Im Zuge dessen werden alle Zugriffsrechte sowie Lizenzen entzogen. Meist findet eine kleine Verabschiedung des Mitarbeiters innerhalb der Abteilung statt. Je nach dem wie das Verhältnis zu den Kollegen war, wird oft auch ein Ausstand spendiert. Hier brint der ausscheidende Mitarbeiter zum Beispiel Spiese oder Getränke mit in die Arbeit. Als Unternehmen ist es sehr wichtig, nicht nur neuen Mitarbeitern, die ins Unternehmen eintreten, Wertschätzung entgegen zu bringen, sondern im Besonderen auch Mitarbeiter, die sich dazu entschließen das Unternehmen zu verlassen. Denn alle anderen Mitarbeiter sehen, wie mit ausscheidenden Mitarbeitern umgegangen wird. Daher ist eine persönliche Verabschiedung des Vorgesetzen selbstverständlich. Häufig werden Bewertungen des Unternehmens auf Portalen, wie beispielsweise  kununu, von ausgeschiedenen Mitarbeitern geschrieben. Daher sollte das Verhältnis professionell – natürlich von beiden Seiten – beendet werden.

Richtig gemacht, kann der Offboardingprozess dem Unternehmen einige organisatorische und strategische Vorteile einräumen und den Abschied von Mitarbeitern erleichtern.

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, kommt oft ein neuer Mitarbeiter nach. Dessen gute Einarbeitung ist für das Unternehmen sehr wichtig. Erfahren Sie hier wie Onboarding funktioniert.