Onboarding – So wird es richtig gemacht!

Neben der Einrichtung des neuen Arbeitsplatzes und der Bereitstellung der Arbeitsmittel sollte man auch an alle relevanten Zugänge denken, die ein Mitarbeiter für den Start benötigt: Telefon, Laptop, Softwarelizensen usw. Hier sollte die Personalabteilung im engen Austausch mit der jeweiligen Fachabteilung zusammenarbeiten, um einen gelungenen Einarbeitungsplan zu erstellen. Dieser beinhaltet Termine mit verschiedenen Abteilungen und Kollegen, um das Unternehmen und die Aufgaben kennen zu lernen. Es empfiehlt sich den Onboardingprozess anhand einer oder mehrerer Checklisten oder mit Hilfe einer HR Software zu organisieren. Auf diese Weise werden keine Aufgaben vergessen und der gesamte Prozess wird beschleunigt. Oftmals gibt es auch Mentoren oder „Buddys“, die als Unterstützung für die Einarbeitung ausgewählt werden. Diese helfen dem neuen Kollegen und stehen ihm für alle aufkommenden Fragen zur Seite.

Der erste Arbeitstag

Optimalerweise wird der Kollege von der Personalabteilung oder dem Vorgesetzten begrüßt und an seinem neuen Arbeitsplatz willkommen geheißen. Viele Unternehmen begrüßen ihre neuen Mitarbeiter mit einem Blumenstrauß oder Pralinen. Für den ersten Tag empfiehlt sich, dass der neue Kollege über die Vorgehensweisen, Richtlinien (zum Beispiel Brandschutzmaßnahmen oder Datenschutzregelungen) des Hauses informiert wird. Je nach Größe des Unternehmens empfiehlt sich auch ein Rundgang und die Vorstellung innerhalb der Abteilung. Der restliche Tag sollte dafür genutzt werden, den Arbeitsplatz einzurichten. Die nächsten Wochen sind ausschlaggebend für die weitere Zusammenarbeit zwischen dem Mitarbeiter und dem Unternehmen. Wie schnell lebt er sich ein? Wie gut findet er sich zurecht? Wie versteht er sich mit den Kollegen?

Die richtige Einarbeitung mit Hilfe von Schulungen, Terminen mit Kollegen, die Experten in ihrem Fachgebiet sind, ist entscheidend dafür, wie schnell der neue Mitarbeiter die Prozesse und das Tagesgeschehen versteht. Eine Einweisung in die Abläufe, Dienstleistungen und Software sind zwingend erforderlich. Damit der Vorgesetzte über die Fortschritte des Mitarbeiters im Bilde ist, ist es sinnvoll, in regelmäßigen Abständen Gespräche – sogenannte Jour-Fixe oder 1to1 – unter vier Augen zu führen. Hier kann ein erstes Feedback von beiden Seiten erfolgen sowie Erwartungen und erste Ziele klar definiert werden.

Es kann bis zu einem Jahr dauern bis ein neuer Mitarbeiter vollständig integriert ist. Daher ist es sinnvoll, dass die Teamkollegen sowie Vorgesetzte Geduld mitbringen und den neuen Kollegen bestmöglich in alle Prozesse einzubinden. Falls Weiterbildungen nötig sind, sollten diese auch angeboten werden. Feedbackgespräche, ein Probezeitende- sowie ein Jahresgespräch sind elementar, damit ein Mitarbeiter weiß, wo er gerade in seinem Entwicklungsprozess steht. Oftmals hört man, dass eine Kündigung, egal von welcher Seite, plötzlich oder aus dem Nichts kam. Eben solche Jour-Fix-Gespräche und regelmäßige Updates sorgen dafür, dass man von beiden Seiten auf den aktuellen Stand gebracht wird.

Damit ein Mitarbeiter sich wohl fühlt und auch das Team besser kennenlernt, sind Mitarbeiterevents förderlich. Letztendlich ist ein guter Onboardingprozess mit einer effizienten Einarbeitung ein wichtiger Faktor für einen zufriedenen Mitarbeiter.

Ein Offboardingprozess ist ebenso wichtig für ein Unternehmen und seine Mitarbeiter wie der Onboardingprozess. Erfahren Sie hier warum.