KWS: So gelingt das digitale Onboarding

Die anhaltende Gesundheitskrise hat den Arbeitsmarkt und die Unternehmen vor neue Herausforderungen gestellt. Wie kann beispielsweise das digitale Onboarding neuer Mitarbeiter in dieser Situation funktionieren?

Sang-Kyun Park ist Expert Employer Branding & Talent Attraction bei der KWS. Im Gespräch mit agrajo beschreibt er, wie das Unternehmen den Onboarding-Prozess weiterentwickelt hat und eine erfolgreiche digitale Einarbeitung funktionieren kann.

KWS: Digitale Onboarding als Experience gestalten

Als Sang-Kyun Park 2019 bei der KWS am Standort Berlin anfängt, wird ihm bereits ein sehr gutes Onboarding geboten. Das Unternehmen gestaltet die Einarbeitung als Experience, das heißt, die Mitarbeiter sollen sich von Anfang an fachlich und auch sozial gut aufgehoben fühlen.

Die Zufriedenheit der Mitarbeiter hat einen hohen Stellenwert bei der KWS, doch mit Beginn der Corona-Pandemie,
während der das Unternehmen weiterhin neue Mitarbeiter einstellte, musste auch hier der Onboarding-Prozess angepasst werden. Neue Online-Formate, damit neue Kollegen auch am heimischen Arbeitsplatz die KWS-Welt kennenlernen, wurden entwickelt.

Sang-Kyun Park nimmt uns mit in den Onboarding-Prozess bei KWS und zeigt auf, warum die digitale Einarbeitung bei der KWS erfolgreich ist.

Teil 1: Das Pre-Boarding bei der KWS

Die Unterzeichnung des Arbeitsvertrags leitet die erste Phase der digitalen Einarbeitung bei der KWS ein. Während des Pre-Boardings – der Zeit zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag – werden neue und bereits bei KWS arbeitende Mitarbeiter dazu ermutigt, sich vorab kennenzulernen. In der Zeit vor der Pandemie wurden daher neue Teammitglieder, wann immer sie es zeitlich einrichten konnten, zu einem ersten gemeinsamen Mittagessen eingeladen.

Während der Pandemie findet dieser Austausch vor allem online statt. In beruflichen Netzwerken und bei ersten virtuellen Treffen können sich künftige Kollegen kennenlernen. So haben Neueinsteiger vor dem ersten Arbeitstag die Möglichkeit, informelle Fragen, beispielsweise zum Dresscode im Unternehmen oder zum Ablauf am ersten Arbeitstag, zu stellen.

Arbeiten bei der KWS: 3 Mitarbeiter berichten

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Teil 2: Das Onboarding bei der KWS

Der erste offizielle Arbeitstag leitet den zweiten Teil der digitalen Einarbeitung – die aktive Onboarding-Phase – ein. Vor der Pandemie haben die neuen Kollegen jeweils am ersten Tag des Monats in einem Onboarding-Day die wichtigsten Informationen zum Unternehmen und ihrem Arbeitsstandort erhalten.

Während der Pandemie beziehungsweise in Zeiten von Remote Working werden bisherige Onboarding-Maßnahmen durch digitale Alternativen ersetzt: Anstelle der Onboarding-Session vor Ort findet der Onboarding-Tag digital via Microsoft Teams statt. Zusätzlich wurde in diesem Jahr eine digitale Onboarding-Plattform entwickelt: In 14 Kurzvideos stellen sich die Geschäftsbereiche und Abteilungen der KWS vor, um den neuen Kollegen einen Überblick über das Unternehmen zu vermitteln.

Einarbeiten unter Einhaltung der Hygienevorschriften

Am ersten Arbeitstag erfolgt zudem eine erste Einrichtung des Arbeitsplatzes. Mit Mitarbeitern, die vor Ort – beispielsweise im Labor – arbeiten, wird ein persönliches Onboarding unter Einhaltung der Hygienevorschriften durchgeführt. Mitarbeitern, die Remote arbeiten, werden die Arbeitsgeräte ausgehändigt und gemeinsam mit einem IT-Mitarbeiter wird die Technik für das Remote Working eingerichtet und getestet.

Zum Einstieg erhalten die neuen Mitarbeiter außerdem ein sogenanntes „Welcome Package“, das Sang-Kyun Park mit seinen Kollegen entwickelt hat. Neben einem hochwertigen KWS-Hoodie sind eine Wasserflasche und Büromaterialien im KWS-Design enthalten.

Im Anschluss finden weitere Schritte der Einarbeitung statt, die im individuellen Onboarding-Plan festgelegt werden. Hierzu gehören Teammeetings, Kennenlerngespräche mit Kollegen und Einarbeitungstermine für fachliche Onboardings.

Die digitale Einarbeitung und Schulung von Technik, Systemen und Programmen erfolgt in enger Absprache mit Experten, Vorgesetzten und Kollegen.

Neue Tools für ein lebendiges Teamgefühl

Eine weitere Besonderheit, die KWS während der Corona-Pandemie ins Leben gerufen hat, ist der sogenannte „Mystery Coffee“. Bei dieser virtuellen Kaffeepause treffen sich jeweils zwei Kollegen, die per Zufallsprinzip miteinander verbunden werden.

Dieses Tool fördert vor allem das Aufeinandertreffen von neuen Mitarbeitern und Kollegen, die sich unter anderen Umständen möglicherweise nicht getroffen hätten. Ziel ist es, den Austausch zu fördern und trotz Remote Working ein gutes und lebendiges Teamgefühl zu schaffen.

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Teil 3: Ende des Onboardings bei der KWS

Das Onboarding endet, sobald die Punkte im individuellen Onboarding-Plan erfolgreich absolviert wurden. Doch auch danach bleibt beispielsweise der Zugang zur Onboarding-Plattform bestehen. Auch nach der aktiven Phase der digitalen Einarbeitung werden die Mitarbeiter regelmäßig über vielfältige Kanäle wie zum Beispiel das Intranet, Newsletter, das „Strategy Cafè“ oder „Meet the Executive Board“ über Neuigkeiten und Veränderungen im Unternehmen auf dem Laufenden gehalten und auch das Teamgefühl und der Austausch miteinander konstant gefördert.

In Zukunft wird das digitale Onboarding weiter ausgebaut und vor allem global ausgerollt. Das Ziel ist es, jedem neuen Mitarbeiter der KWS weltweit die gleiche hochwertige Onboarding-Experience bieten zu können.

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